Elektronische Gesundheitskarte und Telematikinfrastruktur

Feature:

Elektronische Verordnung
von Heilmitteln

Version
1.0.0_CC
Revision
1666830
Stand
17.07.2026
Status
zur Abstimmung freigegeben
Klassifizierung
öffentlich_Entwurf
Referenzierung
gemF_VO_Heilmittel

Dokumentinformationen

Gender-Hinweis
 In diesem Dokument wird, soweit möglich, die neutrale Form der Rollenbezeichnungen verwendet, um alle Geschlechter gleichermaßen anzusprechen. Beispiele hierfür sind Begriffe wie "Therapierende", "Verordnende" oder "Leistungserbringende". Diese Formulierungen sind geschlechtsneutral und inklusiv. An einzelnen Stellen kann jedoch aus Gründen der besseren Lesbarkeit die männliche Form verwendet werden (z. B. "Arztpraxis", "Patientenausdruck"). Diese ist nicht geschlechtsspezifisch zu verstehen, sondern schließt gleichermaßen weibliche, männliche und diverse Personen ein.

Änderungen zur Vorversion

Es handelt sich um die Erstversion des Dokumentes.

Anpassungen des vorliegenden Dokumentes im Vergleich zur Vorversion können Sie der nachfolgenden Tabelle entnehmen.

Dokumentenhistorie

Inhaltsverzeichnis

1 Vorwort

Das vorliegende Fachkonzept beschreibt die Fachanwendung zur elektronischen Verordnung von Heilmitteln. 

2 Einordnung des Dokuments

2.1 Motivation

Das vorliegende Fachkonzept beschreibt die Fachanwendung zur elektronischen Verordnung von Heilmitteln (VO HeiMi). Heilmittel wie Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Ernährungstherapie und Podologie sind unverzichtbare Bestandteile der medizinischen Versorgung und tragen maßgeblich zur Genesung vieler Versicherter bei. Im Jahr 2025 beliefen sich die Ausgaben für Heilmittel auf rund 4,41% der GKV-Gesamtausgaben, was etwa 14,83 Mrd. Euro entspricht (GKV-Kennzahlen). Diese Ausgaben steigen seit Jahren kontinuierlich, unter anderem durch den demografischen Wandel und die wachsenden Anforderungen an eine qualitativ hochwertige Versorgung.

Die Notwendigkeit effizienter und transparenter Prozesse in der Heilmittelversorgung wurde in Umfragen, Interviews und Hospitationen mit Verordnenden, Therapierenden, Versicherten sowie Mitarbeitenden in Praxen, Krankenhäusern und Krankenkassen deutlich bestätigt. Die Interviews wurden von der gematik im Sommer 2025 mit Mitgliedern der E-Health-Community durchgeführt. Die Befragten berichteten wiederkehrend von erheblichem administrativem Aufwand, Medienbrüchen und häufigen Rückfragen aufgrund unvollständiger oder fehlerhafter Verordnungen. Besonders die manuelle Bearbeitung, Handhabung und der Versand von Papierformularen wurden als zeitaufwendig und fehleranfällig wahrgenommen. 

Die Einführung der elektronischen Verordnung für Heilmittel adressiert diese Herausforderungen und bringt zahlreiche Vorteile für alle Beteiligten:

• Weniger Fehlerquellen und Interpretationsmöglichkeiten: Standardisierte und strukturierte Datensätze ermöglichen automatisierte Plausibilitätsprüfungen bereits beim Verordnen, aber auch bei Heilmittelerbringenden. Dies senkt die Zahl der Korrekturfälle und den damit verbundenen Aufwand für Rückfragen.
• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Der Wegfall von Papierformularen und die digitale Übermittlung entlasten Versicherte, Praxen, Therapierende und Kostenträger spürbar.
• Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Eine eindeutige Verordnungs-ID kann entlang der gesamten Prozesskette einschließlich der Abrechnung von Leistungen verwendet werden. Dies erzeugt Klarheit im Dialog der Akteure und ermöglicht eine einfachere automatische Zuordnung von Vorgängen.

Durch die Digitalisierung der Heilmittelverordnung werden die Abläufe für alle Beteiligten spürbar vereinfacht, sodass mehr Zeit und Ressourcen für die eigentliche therapeutische Arbeit und eine hochwertige medizinische Versorgung zur Verfügung stehen. Gleichzeitig entsteht ein moderner, vernetzter Versorgungsprozess, der die Zusammenarbeit erleichtert.

Vor dem Lesen des vorliegenden Fachkonzepts empfiehlt es sich, entlang des Versorgungsprozesses vom Verordnen bis zum Therapiebericht den Demonstrator durchzugehen: Darstellung eines Happy Cases im TI-Demonstrator 

2.2 Rechtsgrundlagen

Der Gesetzgeber hat die gematik (vgl. § 312 Abs. 1 Nr. 16 SGB V) damit beauftragt, die Maßnahmen durchzuführen, die erforderlich sind, damit vertragsärztliche elektronische Verordnungen von Heilmitteln nach § 32 SGB V elektronisch gemäß § 360 Abs. 1 SGB V übermittelt werden können. Die gematik hat zudem die Verfahren festzulegen, mit denen Versicherte diese Verordnungen – soweit erforderlich – elektronisch ihrer Krankenkasse zum Beispiel zur Antragsprüfung oder zur Beantragung einer Kostenerstattung übermitteln können (vgl. §312 Abs. 7 SGB V). Dieses Dokument beschreibt die fachlichen Grundlagen für die zukünftige Erstellung der elektronischen Heilmittelverordnung, die Auswahl und Zuweisung an eine Heilmittelpraxis und die Dokumentation der erbrachten Leistungen. 

Weitere wesentliche Rechtsgrundlagen in diesem Zusammenhang, deren Festlegungen nicht in diesem Dokument oder von der gematik definiert werden, sind u. a.:

• Die Kassenärztliche Bundesvereinigung und der GKV-Spitzenverband sind gemäß § 86 SGB V beauftragt, als Partner der Bundesmantelverträge die notwendigen Regelungen für die Verwendung von Verordnungen sonstiger in der vertragsärztlichen Versorgung verordnungsfähigen Leistungen auch in elektronischer Form zu vereinbaren. Dies betrifft die Verordnungsinhalte (z. B. FHIR-Profile), den Patientenausdruck, das Ersatzverfahren sowie weitere vertragliche Regelungen.
• Die Leistungen und Rahmenbedingungen der Heilmittelversorgung sind in der Heilmittel-Richtlinie (bzw. Heilmittel-Richtlinie Zahnärzte) des Gemeinsamen Bundesausschusses sowie in den Verträgen nach § 125 und § 125a SGB V geregelt.
• Die Regelungen zur Abrechnung der Leistungen werden gemäß § 302 SGB V vom GKV-Spitzenverband festgelegt.
• Die Anforderungen an Softwareanbieter und die Nutzung zertifizierter Softwareprodukte sind in § 73 Abs. 10 SGB V sowie in den entsprechenden Zulassungs- und Zertifizierungsrichtlinien der KBV beschrieben. 
• Die Kriterien für den besonderen und langfristigen Heilmittelbedarf werden gemäß § 106b Abs. 2 SGB V  und § 32 Abs. 1a SGB V sowie in den entsprechenden Diagnoselisten und Rahmenvorgaben festgelegt.
• Rechtsgrundlagen für die gesetzliche Unfallversicherung bilden u. a. § 27 Abs. 1 Nr. 4 SGB VII und § 27a Abs. 2 SGB VII.

2.3 Zielgruppe und Zielsetzung des Dokuments

Dieses Dokument beschreibt, wie die Verordnung von Heilmitteln in Zukunft digital erfolgen soll und betrachtet hierbei den Verordnungs- und den Einlöseprozess. Das Erkennen des Versorgungsbedarfs sowie die Leistungsbestätigung und die Abrechnung der Leistungen werden als Start und Abschluss des Prozesses teilweise mit in den Blick genommen, jedoch ohne, dass in diesem Dokument oder der technischen Spezifikation normative Vorgaben definiert werden. Sonderfälle, die vom dargestellten Gesamtprozess abweichen, werden ebenfalls beschrieben.

Abbildung 1 Highlevel Prozessdarstellung der Anwendungsfälle, die im Fachkonzept beschrieben werden

Der Fokus dieses Fachkonzepts liegt auf der elektronischen Verordnung von Heilmitteln im Sinne des § 32 SGB V und der Heilmittel-Richtlinie. Weitere verordnungsfähige Leistungen, wie z. B. die Patientenschulungen nach § 43 SGB V, die bei bestimmten Kostenträgern auch unter dem Begriff "Heilmittel" verstanden werden, werden in der ersten Ausbaustufe der eVO Heilmittel nicht umgesetzt. Eine Erweiterung der eVO um diese Leistungen wird in einer weiteren Ausbaustufe ausgearbeitet. Zeitlich ist dies nach Abschluss der Konzeption der weiteren gesetzlich verankerten Verordnungstypen nach § 312 SGB V einzuordnen.

Das Dokument richtet sich an die interessierte Fachöffentlichkeit, z. B. Verbände im Gesundheitswesen, sowie an die Industrie. Das vorliegende Dokument soll ein Verständnis für die fachlichen Abläufe und Zusammenhänge schaffen und durch beispielhaft bereitgestellte Demonstratoren das spätere Nutzererlebnis vermitteln.

2.4 Vorgehensweise

Das Dokument basiert auf einer fachlichen Konzeption, die in Zusammenarbeit mit den maßgeblichen Heilmittelverbänden und mehreren Gesellschaftern der gematik erarbeitet wurde.

Das vorliegende Dokument beschreibt zunächst den Problemraum sowie die Anforderungen an eine digitale Lösung aus Sicht der verschiedenen Akteure. Im Anschluss wird der SOLL-Prozess beschrieben, Sonderfälle werden betrachtet und anschließend werden Anwendungsfälle und funktionale Eigenschaften herausgearbeitet. Während der Konzeption erstellte Demonstratoren werden zudem bereitgestellt, um einzelne Aspekte des SOLL-Prozesses aus der Nutzendenperspektive grafisch darzustellen. 

Es ist nicht Ziel des vorliegenden Fachkonzepts, die technische Architektur oder die Spezifikationen der elektronischen Verordnung Heilmittel zu erläutern, gleichwohl werden Annahmen an die technische Umsetzung getroffen. Sobald Konsens über die fachlichen Abläufe besteht, folgen die technische Konzeption und Spezifikation, welche den Auftrag der gematik gemäß § 312 Abs. 1 Nr. 16 und Abs. 7 SGB V erfüllen. Die Umsetzung durch die Industrie erfolgt nach Freigabe der Spezifikation. Sobald der Ende-zu-Ende-Prozess digital in der Produktion genutzt werden kann, ist geplant, die elektronische Verordnung für Heilmittel in den TI-Modellregionen zu verproben.

Hinweise auf offene Punkte
Themen, die noch intern geklärt werden müssen oder eine Entscheidung seitens der Gesellschafter erfordern, sind wie folgt im Dokument gekennzeichnet:

Beispiel für einen offenen Punkt.

2.5 Abgrenzung und Einordnung bzgl. E-Rezept für Arzneimittel

Der E-Rezept-Fachdienst verarbeitet aktuell E-Rezepte für Arzneimittel und elektronische Verordnungen für digitale Gesundheitsanwendungen. Der E-Rezept-Fachdienst soll für die Verordnung von Heilmitteln weiterentwickelt werden, d. h. es werden neue unabhängige Workflows (Prozessabläufe), Datensätze (FHIR-Profile) und die erforderlichen Rollen berücksichtigt. Dabei ist zu berücksichtigen, dass es sich bei Verordnungen von Arzneimitteln um die Abgabe von Einzelleistungen handelt und nicht um einen Versorgungsprozess, in dem meist mehrere Therapieeinheiten verordnet werden.

2.6 Bezeichnungen

Grundlage bildet das [Glossar der Telematikinfrastruktur]. Im vorliegenden Fachkonzept werden vorwiegend folgende Begriffe verwendet:

Tabelle 1 Übersicht über vorwiegend verwendete Begriffe im Fachkonzept

2.7 Leistungsgewährungsprinzipien

Folgende Tabelle listet unterschiedliche Kostenträger auf und nennt die gesetzliche oder vertragliche Grundlage für die Beziehung zu Heilmittelverbänden, sofern vorhanden. Zudem wird im Hinblick auf gesetzlich oder vertraglich definierte Ausnahmefälle kurz hingewiesen, deren genauere Betrachtung im SOLL-Prozess sowie in den Anwendungsfällen erfolgt. Die Zuordnung des Leistungsgewährungsprinzips (Sachleistungsprinzip vs. Kostenerstattungsprinzip) ermöglicht für die Prozessbetrachtung im vorliegenden Dokument eine schematische Unterteilung in die beiden Prinzipien anstelle einer erneuten Betrachtung für jeden einzelnen Kostenträger.

Tabelle 2 Übersicht Leistungsgewährungsprinzipien

3 Anforderungen aus Nutzendenperspektive

Das Kapitel befasst sich aus Sicht der einzelnen Rollen bzw. Akteure im analogen heutigen IST-Versorgungsprozess mit den empfundenen Hemmnissen im Hinblick auf die Heilmittelverordnung sowie den gelebten Versorgungsprozess und formuliert Anforderungen an den digitalen Prozess. Die Beschreibung der Rollen, der Hemmnisse und der Anforderungen wurde in Workshops während der Discovery- und Konzeptionsphase mit Verordnenden, Mitarbeitenden des Sozialdienstes in Krankenhäusern, Heilmittelerbringenden sowie Sachbearbeitern von Kostenträgern erarbeitet oder in Interviews formuliert. In den Unterkapiteln werden die folgenden Perspektiven beschrieben:

• Versicherte
• Verordnende (ambulant und stationär)
• Heilmittelerbringende
• Kostenträger

3.1 Anforderungen von Versicherten

3.1.1 Rollen im Versorgungsprozess

Nach Ausstellung einer Heilmittelverordnung wählen Versicherte eigenständig eine geeignete Heilmittelpraxis (freie Wahl der Therapierenden) aus und vereinbaren einen Termin. Hierbei werden häufig Online-Suchen (z. B. die online verfügbare GKV-Leistungserbringerliste), Beratungsstellen der Kostenträger oder Online-Terminbuchungstools genutzt. Bei der Terminvereinbarung werden die Informationen der Verordnung meist der Heilmittelpraxis bereits telefonisch übermittelt. Bei der Einlösung müssen sie beachten, dass die Behandlung in der Regel innerhalb von 28 Tagen nach Ausstellung beginnen muss (bzw. 7 Tage bei Entlassrezepten oder 14 Tage bei dringendem Behandlungsbedarf). Die Verordnung wird beim ersten Behandlungstermin an die Heilmittelpraxis übergeben. Bei Fehlern oder Unklarheiten auf der Verordnung müssen Versicherte Rücksprache mit der Arztpraxis halten und ggf. eine Korrektur veranlassen. Gesetzlich Versicherte bestätigen nach jeder Sitzung durch ihre Unterschrift auf der Rückseite der Verordnung den Erhalt der Leistung. Die Versicherten sind außerdem verpflichtet, die gesetzliche Zuzahlung zu leisten, sofern keine Befreiung vorliegt. Ist die versicherte Person selbst nicht handlungsfähig, kann eine gesetzliche Vertretung alle Aufgaben übernehmen. Sofern ein Antrag auf langfristigen Heilmittelbedarf gestellt werden muss, haben Versicherte die Aufgabe, die Verordnung inkl. Antrag beim Kostenträger einzureichen und die Arzt- und Heilmittelpraxis über die Entscheidung zu informieren. 

Besonderheit bei Versicherten mit einem Kostenträger nach dem Kostenerstattungsprinzip: Privatversicherte Personen reichen je nach Vorgabe ihrer Versicherung die Rechnung und die Verordnung nach Abschluss der Behandlung bei ihrer Versicherung oder auch bei mehreren Kostenträgern ein und erhalten dann eine oder mehrere anteilige Kostenerstattungen. Eine handschriftliche Bestätigung der einzelnen erbrachten Leistungen durch den Versicherten ist nicht erforderlich. Aus den Rechnungsunterlagen soll jedoch eindeutig ersichtlich sein, wann welche Leistungen erbracht wurden. Beim Einlösen der Verordnung gibt es meist keine feste Einlösefrist oder Gültigkeit. Es gibt keine festgelegte Frist, bis wann die Belege zur Kostenerstattung spätestens eingereicht werden müssen. Ein Antrag auf langfristigen Heilmittelbedarf ist in der Regel nicht erforderlich (nur im Basistarif).

3.1.2 Hemmnisse im heutigen Prozess

Hoher organisatorischer Aufwand: Versicherte müssen eigenständig eine geeignete Heilmittelpraxis finden, Termine vereinbaren und folgende Verordnungen rechtzeitig und meist persönlich bei der Arztpraxis abholen, selbst wenn sich an Diagnose oder Therapie nichts ändert. Besonders bei knappen Therapieplätzen entsteht dadurch ein Zeit- und Organisationsaufwand.

Fristen und Fehleranfälligkeit: Die Behandlung muss innerhalb einer bestimmten Frist begonnen werden, sonst verliert die Verordnung ihre Gültigkeit. Die Fristen sind Versicherten oft unbekannt. Fehlerhafte oder abgelaufene Verordnungen führen zu zusätzlichen Wegen und Verzögerungen, da viele Korrekturen nur durch die Arztpraxis erfolgen können und von Versicherten koordiniert werden müssen. 

Medienbrüche und papierbasierte Prozesse: Versicherte müssen mit Papierdokumenten (Verordnung, Rechnung) arbeiten, was zu Medienbrüchen führt. Der Verlust von Verordnungen (oder Rechnungen) ist häufig und erschwert den Prozess. 

3.1.3 Anforderungen an den digitalen Prozess

Versicherte wünschen sich einen digitalen Prozess, der einfach, transparent und durchgängig ist. Die Ausstellung, Übermittlung und Einlösung der Heilmittelverordnung soll vollständig digital erfolgen, sodass folgende Verordnungen ohne erneuten Arztbesuch bereitgestellt werden können. Bereits vor dem ersten Termin möchten Versicherte die Verordnung digital für eine Heilmittelpraxis freigeben können, damit dort die Verordnung vorab geprüft und bei Bedarf direkt eine Korrektur durch den Verordnenden veranlasst werden kann. Alle relevanten Informationen – etwa Fristen, Status der Verordnung und nächste Schritte – sollten jederzeit digital einsehbar sein. Zudem erwarten Versicherte eine digitale Möglichkeit zur Terminvereinbarung, zur Bestätigung der erbrachten Leistungen und – bei Versicherten mit einem Kostenträger nach dem Kostenerstattungsprinzip – zur Einreichung von Verordnungen und zugehörigen Rechnungen, um Wartezeiten und Papieraufwand zu vermeiden.

3.2 Anforderungen der Verordnenden (ambulant und stationär)

3.2.1 Rollen im Versorgungsprozess

Verordnende aus dem ärztlichen und zahnärztlichen Bereich tragen die Hauptverantwortung für die Verordnung von Heilmitteln. Sie stellen gemäß § 3 Abs. 5 HL-RL die medizinische Notwendigkeit fest. Die Verordnung erfolgt nach persönlicher Untersuchung oder aus der laufenden Behandlung heraus. Dabei berücksichtigen sie nicht nur die Diagnose, sondern auch Kontextfaktoren wie Lebensumstände und bisherige Verordnungen. Die Auswahl des Heilmittels, der Menge und Frequenz sowie ergänzender Maßnahmen richtet sich für Versicherte mit einem Kostenträger nach dem Sachleistungsprinzip nach der Heilmittel-Richtlinie und dem Heilmittelkatalog. Bei Blankoverordnungen können sie die konkrete Ausgestaltung der Therapie den Therapierenden überlassen. Zahnärztlich Verordnende dürfen Heilmittel für Versicherte mit einem Kostenträger mit Sachleistungsprinzip gemäß der Heilmittel-Richtlinie Zahnärzte nur für bestimmte Indikationen im Zahn-, Mund- oder Kieferbereich verordnen, insbesondere Physiotherapie sowie Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie. Die Verordnenden füllen die Verordnung meist im (Z)PVS aus, drucken und unterschreiben sie. Verordnende im vertragsärztlichen Bereich müssen hierfür ein PVS nutzen, das den Anforderungskatalog nach § 73 Abs. 10 SGB V sowie die Stammdateien umgesetzt hat.

Das Praxispersonal unterstützt bei der Organisation, Dokumentation und Kommunikation mit Versicherten, Heilmittelpraxen und Kostenträgern.

Bei Verordnungen, die zulasten der Bundespolizei oder einer Unfallkasse ausgestellt werden, informieren die Verordnenden den Kostenträger mittels eines Berichts über die Verordnung. 

Besonderheiten bei Verordnungen im Krankenhaus:
Verordnende können im Rahmen des Entlassmanagements Heilmittelverordnungen ausstellen, um die Versorgung nach der Entlassung sicherzustellen. Bei diesen Verordnungen darf die Behandlung maximal sieben Tage nach Entlassung begonnen und zwölf Tage nach Entlassung abgeschlossen werden (gemäß § 16a Abs. 3 HL-RL ). Sie müssen den Vorgaben der Heilmittel-Richtlinie entsprechen und dienen der Überbrückung bis zur weiteren ambulanten Versorgung.

3.2.2 Hemmnisse im heutigen Prozess

Hoher administrativer und bürokratischer Aufwand: Die Ausstellung von Heilmittelverordnungen durch Verordnende und die Vorbereitung durch MFAs ist mit erheblichem administrativem Aufwand verbunden. Das Ausfüllen, Ausdrucken und Unterschreiben der Formulare unterbricht den Praxisablauf und kostet viel Zeit. Die Übertragung von Informationen aus dem Praxisverwaltungssystem auf das Formular erfolgt oft manuell. Korrekturen oder Doppel-Ausstellungen sind häufig notwendig, wenn formale Fehler auftreten oder Fristen nicht eingehalten werden.

Mangelnde Kommunikation und fehlende Rückmeldungen: Die Kommunikation mit Heilmittelpraxen ist häufig unstrukturiert und aufwendig. Rückfragen und Änderungswünsche erfolgen meist telefonisch oder per Fax, was zu Verzögerungen führt.  Auf der Verordnung angeforderte Rückmeldungen, z. B. in Form von Therapieberichten, werden selten oder nur auf Nachfrage übermittelt. Verordnende wünschen sich mehr Transparenz, z. B. darüber, ob und wie oft Versicherte tatsächlich zur Therapie gehen. 

Komplexität und Unsicherheit beim Verordnen: Da es je nach Heilmittelbereich und Kostenträger unterschiedliche Regeln und Formulare gibt, müssen Verordnende mit den jeweiligen Vorgaben vertraut sein, um die Verordnung richtig und vollständig auszustellen. Werden die Vorgaben nicht berücksichtigt, führt dies zu aufwendigen Korrekturschleifen oder Rückfragen. 

3.2.3 Anforderungen an den digitalen Prozess

Verordnende wünschen sich einen vollständig digitalen und medienbruchfreien Verordnungsprozess, bei dem Heilmittelverordnungen direkt elektronisch erstellt und signiert werden. Eine automatische Plausibilitätsprüfung im Verordnungsprozess soll die Vollständigkeit und formale Korrektheit der Angaben sicherstellen und so Rückfragen und Korrekturen vermeiden. Wichtig sind zudem klare und übersichtliche Vorgaben je Heilmittelbereich und Kostenträger sowie eine unterstützende Software, die bei der Auswahl der "zulässigen" Leistungen hilft und jederzeit eine Übersicht über das Verordnungsbudget bietet. Auch wünschen sich Verordnende, Rückmeldungen von Therapierenden, wie den angeforderten Therapiebericht, digital und ohne Medienbruch zu erhalten. Die digitale Verordnung soll nahtlos in das Praxisverwaltungssystem integriert sein und Daten aus der Patientendokumentation automatisch übernehmen. 

3.3 Anforderungen der Heilmittelerbringenden

3.3.1 Rollen im Versorgungsprozess

Heilmittelerbringende (im Konzept auch "Therapierende" genannt) nehmen im Versorgungsprozess eine zentrale Schnittstellenfunktion ein. Nach Vorlage der Heilmittelverordnung durch die Versicherten prüfen sie die Verordnung auf Vollständigkeit und Plausibilität. Bei festgestellten Fehlern oder Unklarheiten nehmen sie Kontakt zur verordnenden Arztpraxis auf, um Korrekturen oder Ergänzungen einzuholen, sofern die Korrekturen nicht selbstständig vorgenommen werden dürfen. Sie dokumentieren jede Behandlungseinheit auf der Rückseite der Verordnung, lassen die Leistung von Versicherten bestätigen und sind für die ordnungsgemäße Abrechnung mit dem Kostenträger verantwortlich (für Versicherte mit dem Kostenerstattungsprinzip erstellen sie Rechnungen). Darüber hinaus beraten sie Versicherte zur Therapie, übernehmen das Terminmanagement und kommunizieren bei Bedarf mit Verordnenden, Kostenträgern und Abrechnungsstellen. Die Einhaltung der Fristen, die korrekte Dokumentation und die Sicherstellung der Abrechnungsfähigkeit der Verordnung gehören zu ihren wesentlichen Aufgaben. 

3.3.2 Hemmnisse im heutigen Prozess

Korrekturbedürftige Verordnungen: Heilmittelerbringende sehen häufig Anpassungsbedarf bei Verordnungen aus Krankenhäusern oder (Zahn-)Arztpraxen. Diese müssen dann zeitaufwendig mit der Arztpraxis geklärt und korrigiert werden, was zu Verzögerungen des Behandlungsstarts und erhöhtem bürokratischem Aufwand führt. Insbesondere Korrekturen, die nur durch die Verordnenden selbst vorgenommen werden dürfen, sind zeitaufwendig, da die Papierverordnung zwischen der (Zahn-)Arztpraxis und der Heilmittelpraxis hin- und hergefahren werden muss (durch Versicherte oder Heilmittelerbringende). Die Verordnung wird oft erst beim ersten Besuch eingesehen, sodass Fehler erst relativ spät im Prozess auffallen und nachträglich korrigiert werden müssen. 

Hoher administrativer und bürokratischer Aufwand: Die Prüfung der Verordnung, die Dokumentation jeder Behandlungseinheit, das Einholen von Unterschriften und die Abrechnung mit verschiedenen Kostenträgern sind sehr zeitintensiv. Unterschiedliche Formulare und Vorgaben für GKV, PKV und Beihilfeträger erhöhen die Komplexität zusätzlich.

Doppelter Verwaltungsaufwand und Medienbrüche: Das Abheften von Verordnungen und die parallele Buchhaltung in Papier und in der Software erhöhen den Verwaltungsaufwand erheblich. Medienbrüche zwischen verschiedenen Systemen und Kommunikationswegen (z. B. Fax, Papier, Software) erschweren effiziente Abläufe.

3.3.3 Anforderungen an den digitalen Prozess

Heilmittelerbringende wünschen sich einen digitalen Verordnungsprozess, der durchgängig, nutzerfreundlich und medienbruchfrei gestaltet ist. Ein zentrales Anliegen ist, dass digitale Einlösewege geschaffen werden, damit Verordnungen bereits vor dem ersten Behandlungstermin sicher und vollständig eingesehen werden können – direkt in der Heilmittelsoftware. So können Therapie und Terminplanung effizient vorbereitet werden, ohne auf Papierdokumente und deren Übermittlung angewiesen zu sein. Ein weiterer zentraler Punkt ist die Plausibilitätsprüfung: Verordnungen sollen bereits bei der Ausstellung auf formale und inhaltliche Fehler geprüft und so fehlerhafte oder unvollständige Verordnungen reduziert werden. Gleichzeitig sollen einfache und medienbruchfreie Korrekturmöglichkeiten bestehen – sowohl für Heilmittelerbringende selbst als auch für die Verordnenden, ohne umständlichen Rücklauf oder erneute Unterschriften auf Papier. Für die Leistungsbestätigung werden verschiedene nutzerfreundliche digitale Varianten gefordert, etwa die Bestätigung per Gesundheitskarte, Versicherten-App oder digitaler handschriftlicher Signatur, sodass Versicherte flexibel und sicher die erhaltene Leistung bestätigen können – auch nachträglich, falls einmal etwas vergessen wurde. Die Abrechnung soll vollständig digital und ohne Medienbrüche erfolgen, um Zeitverluste und Fehlerquellen durch Papiertransport und doppelte Dokumentation zu vermeiden. 

3.4 Anforderungen der Kostenträger

3.4.1 Rolle im Versorgungsprozess

Im Rahmen des Sachleistungsprinzips prüft der Kostenträger (die gesetzliche Krankenkasse) bei der Abrechnung der Heilmittelverordnung, ob die formalen Voraussetzungen gemäß SGB V, Heilmittel-Richtlinie und den heilmittelspezifischen Verträgen erfüllt sind. Der Kostenträger übernimmt im Rahmen des Sachleistungsprinzips die Kosten der Behandlung gegenüber den Heilmittelerbringenden. Zusätzlich unterstützt die Krankenkasse die Versicherten bei der Suche nach einer geeigneten Heilmittelpraxis und prüft Anträge auf langfristigen Heilmittelbedarf.

Im Kostenerstattungsprinzip bezahlen Versicherte die Heilmittel zunächst vollständig selbst und reichen die Rechnung zusammen mit der Verordnung anschließend bei einem oder mehreren Kostenträgern ein. Der Kostenträger prüft nachträglich, ob und in welchem Umfang die Kosten entsprechend dem individuellen Tarif erstattet werden. Es gibt keine einheitlichen Vorgaben für die Verordnung, die Rechnung oder die Auswahl der Heilmittelpraxis; die Prüfung und Erstattung erfolgen ausschließlich auf Basis der Vertragsbedingungen. Bei Bedarf unterstützt der Kostenträger die Versicherten ebenfalls bei der Suche nach einer Heilmittelpraxis.

3.4.2 Hemmnisse im heutigen Prozess

Medienbrüche in der Abrechnung: Papierbehaftete Verordnungen müssen zunächst digitalisiert werden, wobei die Inhalte per OCR ausgelesen und anschließend mit einem Foto der Verordnung abgeglichen werden müssen, um die Erkennungsgenauigkeit zu prüfen. Dadurch ist eine vollautomatische Dunkelverarbeitung nur eingeschränkt möglich, was den Prozess für den Kostenträger aufwändig macht. Abrechnungsdaten kommen als Image und als Datenstrom bei der GKV an. Für die Umsetzung von Image in Daten ist der LE verantwortlich. Leider ist die Umsetzung (auch bei nicht abrechnungskritischen Angaben) teilweise fehlerhaft. Dies erschwert die Rechnungsprüfung, aber auch die nachgelagerten Prozesse im GKV-Heilmittel-Informationssystem nach § 84 SGB V.

Aufwändige Antragsprüfung bei langfristigem Heilmittelbedarf: Die Bearbeitung von Anträgen auf langfristigen Heilmittelbedarf ist zeitintensiv und mit vielen Rückfragen verbunden, da die Angaben nicht vollständig sind (z. B. fehlt die Verordnungskopie). Häufig werden Anträge gestellt, obwohl dies nicht notwendig ist (Diagnose ist bereits in der Anlage 2 der HL-RL gelistet), was zu Verwaltungsaufwand beim Kostenträger führt. 

Unzureichende Datenqualität und manuelle Zuordnung von Verordnung und Rechnung: Im Kostenerstattungsprinzip werden papierbasierte Verordnungen und Rechnungen ebenfalls zunächst digitalisiert. Aufgrund der unterschiedlichen Formate ist die resultierende Datenqualität oft unzureichend, und eine automatisierte Verarbeitung ist nur eingeschränkt möglich. Hoher Aufwand entsteht insbesondere durch die manuelle Zuordnung und Prüfung der eingereichten Unterlagen. Besonders zeitintensiv ist dies, wenn Versicherte ihre Belege nur einmal jährlich in großen Mengen einreichen.

3.4.3 Anforderungen an den digitalen Prozess

Kostenträger im Sachleistungsprinzip erwarten, dass digitale Verordnungen alle relevanten medizinischen und formalen Angaben strukturiert und prüfbar enthalten, sodass eine automatisierte und fehlerfreie Abrechnungsprüfung sowie eine Zweitverwertung in nachgelagerten Prozessen, z. B. nach § 84 SGB V möglich ist und das Scannen der papierbasierten Verordnung bzw. der Leistungsnachweise entfällt. Die digitale Verordnung soll Medienbrüche vermeiden und auch den Antragsprüfungsprozess bei langfristigem Heilmittelbedarf vereinfachen. Zudem wird Wert auf eine sichere und nachvollziehbare Dokumentation sowie eine schnelle Verfügbarkeit der Daten, idealerweise noch vor der Abrechnung, gelegt. Auch Kostenträger wünschen sich mehr Transparenz, z. B. darüber, ob und wie oft die Versicherten ihre Verordnung einlösen und tatsächlich zur Therapie gehen.

Kostenträger nach dem Kostenerstattungsprinzip erwarten, dass Verordnungen und Rechnungen digitalisiert, standardisiert und strukturiert vorliegen. Zudem soll eine eindeutige Verknüpfung zwischen Verordnung und Rechnung bestehen, sodass die Prüfung der Erstattungsfähigkeit nach den individuellen Tarifbedingungen effizient und weitgehend automatisiert erfolgen kann.

4 Darstellung des fachlichen Soll-Prozesses

Folgenden Vorgänge werden vom Soll-Prozess erfasst:

Tabelle 3 Anwendungsfälle des fachlichen Soll-Prozesses

Hinweis: zu den Themen Terminvereinbarung, Leistungsnachweise und Abrechnungsverfahren erfolgen keine Festlegungen in diesem Fachkonzept.

Die detaillierte grafische Soll-Prozessdarstellung findet sich im Kapitel 14.1 Fachlicher Soll-Prozess. 

5 Anwendungsfälle

5.1 Verordnung ausstellen

5.1.1 Beschreibung

Die Verordnungsdaten werden von Verordnenden oder von medizinischem Fachpersonal im verordnenden System erfasst. Hierbei können auch optional begleitende Daten ergänzt bzw. aus der ePA verknüpft werden (z. B. Tonaudiogramm).

Bereitet medizinisches Fachpersonal die Verordnung vor, wird sie den Verordnenden auf einer Signaturliste zur Prüfung und Signatur bereitgestellt. Es können bei folgenden Verordnungen Daten von Verordnungen aus dem laufenden Verordnungsfall übernommen werden. Verordnungen können auch im Rahmen des Entlassmanagements erstellt werden. Hier bereiten häufig Mitarbeitende des Sozialdienstes eines Krankenhauses (z. B. Patientenbetreuende) die Verordnung im KIS vor.

Eine elektronische Heilmittelverordnung hat eine eindeutige ID und kann mehrere Leistungen aus einem Heilmittelbereich beinhalten (z. B. drei vorrangige Heilmittel und ein ergänzendes Heilmittel aus dem Bereich Physiotherapie). Die HM-RL regelt die Anzahl der verordnungsfähigen Heilmittel je Verordnung.  

Vertragsärztliche und vertragspsychotherapeutische Verordnungen sind ausschließlich mit einer nach § 73 Abs. 10 SGB V zertifizierten Praxisverwaltungssoftware zu erstellen. Durch diese Zertifizierung wird unter anderem sichergestellt, dass bei der Eingabe der Verordnung die Anforderungen aus dem Anforderungskatalog nach § 73 Abs. 10 SGB V sowie die Einbindung der jeweiligen Stammdateien berücksichtigt werden. Für Verordnungsmodule im zahnärztlichen Bereich gibt es kein Zertifizierungsverfahren. Für Entlassverordnungen von Krankenhäusern gibt es ein Zulassungsverfahren der DKG für die krankenhausspezifische Nutzung der Verordnung, das auf den Anforderungskatalog nach § 73 Abs. 10 SGB V verweist. Beim Speichern der Verordnung wird in jedem Fall eine Prüfung der Verordnung auf formale Korrektheit (z. B. Prüfung der Pflichtfelder) und Plausibilität auf Basis des Informationsmodells (das von GKV-SV und KBV in Absprache mit KZBV, PKV und DGUV definiert wird) durchgeführt. Somit kann eine hohe Qualität aller Verordnungen sichergestellt werden. Sollte ein Fehler auftreten, werden verständliche und handlungsleitende Fehlermeldungen angezeigt (z. B. durch die Markierung von Pflichtfeldern). Der Fachdienst prüft nicht die Einhaltung der Anforderungen aus dem Anforderungskatalog nach § 73 Abs. 10 SGB V bzw. Anlage 29 BMV-Ä. Der Verordnungsdatensatz wird entweder mit dem elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) oder mit der SMC-B der Arztpraxis oder des Krankenhauses signiert. Näheres dazu regeln die Bundesmantelvertragspartner in Verträgen. Eine Verordnung gilt als ausgestellt, wenn diese vollständig und formal korrekt (gemäß den Prüfregeln aus dem Informationsmodell) ausgefüllt, signiert und vom Fachdienst angenommen wurde. 

Es besteht keine prozessuale Unterscheidung je Leistungsprinzip beim Verordnen der Leistung in der Arztpraxis. Unabhängig vom Verordnen und von der Fachanwendung zur elektronischen Verordnung von Heilmitteln ist der Nachweis eines Versicherungsverhältnisses oder die sichere Übermittlung der Krankenversichertennummer (KVNR), unterstützt durch eGK, GesundheitsID,  elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) oder Online-Check-in, eine notwendige Voraussetzung.

Demonstratoren:

• Verordnung ausstellen
• Verordnung auf Basis der Übersicht der verordneten Leistungen erstellen
• Verordnung validieren (Pflichtfelder Infomodell markiert)

Hinweis: Die Demonstratoren visualisieren den aktuellen Zwischenstand des Verordnungsdatensatzes. Dieser ist zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Fachkonzepts noch nicht final, weshalb es noch zu Änderungen kommen kann.

5.1.2 Übersicht über alle verordneten Leistungen in der ePA

Damit ePA-Leseberechtigte einen guten Überblick über die verordneten und erbrachten Leistungen eines Versicherten erlangen können, sollen automatisiert alle verordneten Heilmittel in der ePA in Form einer Verordnungsübersicht gespeichert werden (analog zur Medikationsliste). Die Liste wird auf Basis der dokumentierten Leistungen durch die Heilmittelpraxen ergänzt (siehe 5.4 Dokumentation der erbrachten Leistungen). Auch der Status der Verordnung soll in der Übersicht erkennbar sein (z. B. ob eine Verordnung vom Versicherten gelöscht wurde). Auf Basis dieser Übersicht können folgende Verordnungen leicht erstellt werden, indem Inhalte aus alten Verordnungen in eine neue Verordnung übernommen werden können. Details zu diesem Anwendungsfall werden in diesem Dokument nicht beschrieben. Die fachlich sinnvolle Anzeige der Heilmittelverordnungen in der ePA wird in diesem Fachkonzept nicht definiert. Dies erfolgt im Rahmen des Implementierungsleitfadens für die ePA.

Abbildung 2 Beispielhafte Darstellung einer Übersicht über alle verordneten Leistungen in der ePA

5.1.3 Verordnungsberechtigte Personengruppen & Institutionen

Je nach Ausbildung/Qualifikation dürfen Verordnende nur Leistungen aus bestimmten Heilmittelbereichen verordnen. Dies ist in § 73 Abs. 2 SGB V (Verordnungsrecht) und den jeweiligen Richtlinien (siehe § 1 Abs. 1 Heilmittel-Richtlinie des G-BA) definiert. Bei Verordnungen zulasten der DGUV gibt es weitere Einschränkungen, die in § 37 Abs. 3  und § 12 des Vertrags Ärzte/UV-Träger geregelt sind. Es findet jedoch keine Prüfung der zulässigen Heilmittelbereiche für die verschiedenen Personengruppen statt.

Die im Folgenden genannten OIDs basieren auf der gemSpec_OID und den Festlegungen für Berufsgruppen und Institutionen.

Tabelle 4 Verordnungsberechtigte Personengruppen und Institutionen

5.1.4 Sonderfall: Ersatzverfahren

Für den Fall, dass es aus technischen Gründen nicht möglich ist, eine elektronische Verordnung auszustellen, definieren die Bundesmantelvertragspartner (für Ärzte und Zahnärzte) ein Ersatzverfahren. Sollten sich aus den Regelungen weitere Anforderungen an die elektronische Verordnung Heilmittel ergeben, werden diese im Rahmen der technischen Konzeption eingearbeitet. Das Ersatzverfahren basiert auf einem Ausdruck, den Versicherte in der Arztpraxis erhalten und in der Heilmittelpraxis vorlegen. Das Ersatzverfahren soll der Heilmittelpraxis auch den nachträglichen digitalen Einstieg in die elektronische Verordnung vor oder nach dem Start der Behandlung ermöglichen, sobald die Störung auf Seiten der Arztpraxis behoben wurde. Durch diesen digitalen Wiedereinstieg soll die Leistungsdokumentation (Leistungsdatensatz im Fachdienst bzw. in der ePA von Versicherten) nachträglich vervollständigt werden. Die Heilmittelsoftware soll das Nachtragen der bisherigen Leistungsdokumentation möglichst automatisieren, sodass Heilmittelerbringende keine manuelle Arbeit damit haben. 

Sollte die Störung nur auf Seiten der Heilmittelpraxis auftreten (bzw. erst zum Zeitpunkt der Einlösung), so müssen Heilmittelerbringende bzw. Versicherte den Ausdruck nachträglich in der Arztpraxis anfordern. Es ist zu prüfen, ob in der Heilmittelrichtlinie bzw. den Verträgen nach § 125 Abs. 1 SGB V für solche Einzelfälle Ausnahmeregelungen zu treffen sind, um den Start der Behandlung auch ohne Vorliegen einer Verordnung zu ermöglichen. 

5.1.5 User Stories

Als (Zahn-)Arzt bzw. Ärztin möchte ich ...

1. VO einfach erstellen und signieren können, um bei der Umstellung auf die elektronische Verordnung keine aufwendigen Schulungen für mich und mein Team zu benötigen.
2. beim Ausfüllen des Formulars durch das verordnende System unterstützt werden, sodass die VO der Heilmittel-RL entspricht und nur plausible Verordnungen erstellt werden.
3. beim Ausfüllen des Formulars Hinweise zur orientierenden Behandlungsmenge und zum langfristigen bzw. besonderen Heilmittelbedarf angezeigt bekommen, sodass ich korrekte Verordnungen ausstelle.
4. mehrere vorbereitete elektronische Verordnungen (auch mit unterschiedlichen Leistungen - Arzneimittel / HKP usw.) mit einem Klick signieren können.
5. eine Übersicht über alle Heilmittelverordnungen von Versicherten einsehen können, sodass ich ausgestellte Verordnungen oder laufende Behandlungen berücksichtigen kann, auch wenn andere Verordnende diese verordnet haben.
6. bei folgenden Verordnungen den Verordnungsinhalt der letzten Verordnung übernehmen können - auch wenn andere Verordnende diese verordnet haben, um weniger Aufwand bei der Erstellung zu haben.
7. in definierten Ausnahmefällen die Verordnung auch ohne Heilberufsausweis signieren können, sodass die Versorgung der Versicherten sichergestellt ist.
8. im Falle eines Ausfalls der Telematikinfrastruktur auf ein Ersatzverfahren zurückgreifen können.
9. optional begleitende Unterlagen zusammen mit der Verordnung den Therapierenden bereitstellen können. 

Als Therapeut bzw. Therapeutin möchte ich ...

1. mich darauf verlassen können, dass nur verordnungsfähige Leistungen verordnet werden können.
2. dass die eVerordnung für alle Versicherten (unabhängig von deren Kostenträger) für mich gleich zu handhaben ist, sodass ich nicht unterschiedliche Systeme bedienen muss. 
3. sehen können, ob für dieselbe versicherte Person parallel weitere Heilmittelverordnungen (zum Beispiel Physio- und Ergotherapie) existieren, damit ich die Behandlung abstimmen und Über- oder Fehlversorgung vermeiden kann.

5.2 Verordnung einlösen

5.2.1 Beschreibung

Die Einlösewege von Verordnungen für Heilmittel unterscheiden sich nicht von den Möglichkeiten zur Einlösung der anderen elektronischen Verordnungen. Versicherte sollen den Zugriff auf die Inhalte einer Verordnung auf folgenden Wegen an eine Heilmittelpraxis übergeben können:

1. Einlösen mit eGK/Gesundheits-ID via Heilmittelsoftware und PoPP (Proof of Patient Presence)
1. im mobilen Szenario per eGK/Gesundheits-ID via PoPP
2. eGK stecken in ein Standard-Kartenterminal bei der Heilmittelpraxis (ohne PIN zur eGK des Versicherten)
3. Digitaler Check-in in der Heilmittelpraxis mit der Gesundheits-ID oder eGK
2. angemeldete Personen (mit eGK & PIN oder Gesundheits-ID) in einem zugelassenen Frontend des Versicherten (FdV) weisen digital einer Heilmittelpraxis zu oder zeigen Zugriffsinformationen als Datamatrixcode im FdV an, der von der Heilmittelpraxis abgescannt werden kann
3. Patientenausdruck, von dem der Datamatrix-Code von den Heilmittelerbringenden abgescannt wird

Ein gesonderter Einlöseweg zur Einlösung im Rahmen von telemedizinischen Leistungen ist nicht erforderlich. 

Nach der Einlösung ist die Verordnung einer Heilmittelpraxis zugewiesen, weshalb in diesem Konzept und der späteren technischen Konzeption der Begriff Zuweisung synonym zur Einlösung verwendet wird. 

Der eigentliche Einlöse-/Zuweisungsvorgang erfolgt immer in zwei Schritten:

Schritt 1 - "Anfrage": Versicherte können eine Heilmittelpraxis zunächst anfragen, um beispielsweise einen Termin zu vereinbaren. Hierfür übergeben sie über einen der oben genannten Wege die Zugriffsinformationen zu der Verordnung. Nun kann ein Mitarbeitender einer Heilmittelpraxis die Verordnung zunächst unverbindlich einsehen.Kann oder möchte die Heilmittelpraxis die Verordnung nicht entgegennehmen (z. B. weil kein Termin verfügbar ist), können anschließend weitere Heilmittelpraxen ebenfalls durch den Versicherten berechtigt werden, die Verordnung einzusehen. Die ursprüngliche Heilmittelpraxis muss die Verordnung nicht aktiv zurückgeben, sondern löscht die nicht mehr benötigten Verordnungsinformationen lokal aus ihrer Software.

Schritt 2 - "Annahme": Kann und möchte die Heilmittelpraxis die verordneten Leistungen erbringen, nimmt diese die Verordnung in ihrer Heilmittelsoftware an und es schließt somit die Zuweisung der Verordnung zu dieser Heilmittelpraxis ab. Andere Heilmittelpraxen können dann keinen Zugriff mehr auf diese Verordnung erhalten. Sollte nach der Zuweisung die Leistung doch nicht (mehr) durch die Heilmittelpraxis erbracht werden können, kann die Verordnung (vor oder während der Leistungserbringung) wieder an die versicherte Person zurückgegeben werden (siehe hierzu 5.2.8 Sonderfall: Praxiswechsel während der Leistungserbringung ).

Anschließend kann die Leistungserbringung starten, d. h. es können Heilmittel an die Versicherten abgegeben und die erbrachten Leistungen dokumentiert werden (siehe 5.4 Dokumentation der erbrachten Leistungen).

Abbildung 3 Beispielhafte Darstellung der Prüfung und Annahme einer Heilmittelverordnung

5.2.2 Einlöseweg - eGK/Gesundheits-ID via PoPP

Disclaimer: Die Funktionsweise von PoPP ist derzeit noch nicht abschließend spezifiziert. Die Ablaufbeschreibungen stehen daher unter Vorbehalt der abschließenden Spezifikation von PoPP.

Der Versicherte kann eine Heilmittelpraxis berechtigen, alle einlösbaren Verordnungen einzusehen, für den Heilmittelbereich, in dem die Praxis tätig ist. Hierfür muss ein PoPP-Token erzeugt werden. Wie dieser Token erzeugt werden kann, wird nicht in diesem Fachkonzept beschrieben, sondern in der Spezifikation PoPP Service V1.0.0. Grundsätzlich werden alle PoPP-Token vom Fachdienst akzeptiert, unabhängig davon, wie sie erzeugt werden (siehe PoPP-Use Cases aus Kapitel 2.2 aus dem Dokument PoPP Service V1.0.0). Einlösbare Verordnungen aus anderen Heilmittelbereichen für den Versicherten werden zwar angezeigt, können jedoch nicht im Detail geöffnet werden. Für Praxen, die in mehreren Heilmittelbereichen tätig sind und somit auch mehrere SMC-B-Karten besitzen, soll der Abruf der Verordnungen aus den unterschiedlichen Heilmittelbereichen nacheinander automatisiert durch die Heilmittelsoftware erfolgen, sodass kein mehrfaches "Kartestecken" zum Erzeugen des PoPP-Tokens notwendig ist. 

Insbesondere relevant in der Versorgung sind diese Anwendungsfälle:

• "PoPP-Token bei physischer Anwesenheit außerhalb der LEI": Hierbei lesen Heilmittelerbringende auf einem Hausbesuch mit einer App der eigenen Software die eGK der Versicherten ein. 
• "PoPP-Token bei physischer Anwesenheit in der LEI": Hierbei wird die elektronische Gesundheitskarte in der Heilmittelpraxis eingelesen. 
• "PoPP-Token ohne physische Anwesenheit in der LEI": Hierbei wird über eine Drittanbieter-App die Heilmittelpraxis berechtigt, die Verordnungen abzurufen. 

Demonstratoren:

• Verordnung per eGK in Kartenterminal einlösen und in Heilmittelsoftware anzeigen (Szenario Praxis) 
• Verordnung mobil einlösen via eGK und App der Heilmittelsoftware (Szenario Hausbesuch) 

5.2.3 Einlöseweg via FdV

Für diesen Einlöseweg wird zur Anmeldung in der App eine eGK mit PIN oder eine G-ID sowie ein "Frontend des Versicherten" (kurz FdV) auf dem Smartphone benötigt. Ein FdV darf gemäß § 360 Abs. 10 SGB V von der gematik oder den im Gesetz benannten Kostenträgern angeboten werden. In dem FdV werden nach Anmeldung alle Verordnungen angezeigt. Um die Verordnung bei einem Heilmittelerbringenden einzulösen, werden die Einträge der Heilmittelpraxen aus dem Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur in einer Suche wettbewerbsneutral angezeigt. Die Nutzenden werden darauf hingewiesen, dass über die App nur eine Anfrage bei einer Heilmittelpraxis möglich ist und die Annahme der Verordnung durch die Heilmittelpraxis (und somit die verbindliche Zuweisung) erst nach Vereinbarung eines Termins (und ggf. auch nach Unterzeichnung eines Behandlungsvertrags) stattfinden sollte.  

In der Suche werden alle verfügbaren und relevanten Informationen der Heilmittelpraxen angezeigt und die Nutzenden haben die Möglichkeit, nach bestimmten Kriterien zu filtern und die Einträge z. B. nach Entfernung zu sortieren. Je nach verordnetem Heilmittelbereich werden nur Einträge von Institutionen aus diesem Heilmittelbereich angezeigt. Um eine Heilmittelpraxis auszuwählen (z. B. auf Basis von Zusatzqualifikationen, Zulassungen oder Sprachen), können die Basiseinträge im VZD um sogenannte Mehrwertdaten erweitert werden. Hierfür sind verschiedene Optionen denkbar, die unabhängig von der Verordnung bewertet und umgesetzt werden. Beispiele hierfür wären die Nutzung des Self-Serviceportals des VZD über die Heilmittelsoftware oder die automatische Anreicherung durch die Heilmittelerbringerliste des GKV-SV. Es ist zu prüfen, wie die Mehrwertinformationen aus der GKV-Heilmittelerbringerliste anhand der Telematik-ID mit den Angaben aus dem Verzeichnisdienst automatisiert ergänzt werden können (gesetzliche Grundlage notwendig). Auch eine geeignete Umsetzung und Pflege von Organisationsstrukturen von Heilmittelerbringerorganisationen innerhalb des VZD ist für die Suche wichtig, wird jedoch nicht im Fachkonzept beschrieben. Für die gesetzlich Versicherten ist es notwendig, dass im Verzeichnisdienst nach dem Kriterium "GKV-zugelassen" gefiltert werden kann.

Damit die Heilmittelpraxis nach der Anfrage Kontakt mit dem Versicherten aufnehmen kann, müssen im FdV Kontaktinformationen (Telefon, optional: E-Mail) erfasst werden. Nach der Wahl einer Heilmittelpraxis und der Übermittlung der Zugangsdaten zur Verordnung kann die Heilmittelpraxis entscheiden, ob die Verordnung angenommen werden soll. Sollte die Heilmittelpraxis nicht auf die Anfrage antworten, kann der Nutzende nach 72 Stunden eine weitere Heilmittelpraxis anfragen. 

Für FdV-Nutzende steht in einer Ausbaustufe die Komfortfunktion "Stamm-Heilmittelpraxis" bereit. Hierbei kann eine Heilmittelpraxis festgelegt werden, die für neue Verordnungen für bestimmte Heilmittel automatisch angefragt wird. Die Wahl einer Stamm-Heilmittelpraxis kann durch den Nutzenden jederzeit beendet oder verändert werden. Der Nutzende muss durch diese Funktion nicht mehr aktiv werden und die Heilmittelpraxis erhält unmittelbar nach dem Ausstellen der Verordnung Zugriff darauf und kann diese annehmen. 

Die Benutzerführung im FdV soll den Nutzenden dabei unterstützen, bei Bedarf nach der Anfrage der Heilmittelpraxis auch den Zugriff auf die ePA einzurichten. 

Demonstrator:

• Einlösen via FdV (Voraussetzung - Nutzer ist bereits angemeldet)

Abbildung 4 Beispielhafte Darstellung zur Anzeige einer neuen Verordnung im FdV und Anzeige von Zusatzinformationen einer Heilmittelpraxis

5.2.4 Einlöseweg - Patientenausdruck

Die Versicherten haben gemäß § 360 Abs. 9 SGB V einen gesetzlichen Anspruch auf einen Patientenausdruck zur Verordnung. Insbesondere bei Erstverordnungen und nicht digital affinen Versicherten stellt der Patientenausdruck sicher, dass die Verordnungsinhalte durch Versicherte z. B. bei der Suche nach einer Heilmittelpraxis abgelesen werden können. Das Layout der Verordnung wird in der technischen Anlage durch die KBV und den GKV-SV definiert. Er umfasst mindestens einen Datamatrix-Code, der die Zugangsinformationen zur Verordnung beinhaltet und eine Heilmittelpraxis oder einen Kostenträger berechtigt, die Verordnung einzusehen.

5.2.5 Terminfindung vor der Einlösung

Vor der Einlösung einer Verordnung wird in der Regel ein Termin zwischen der versicherten Person und der Heilmittelpraxis vereinbart. Hierzu gibt es bereits bestehende Kommunikationskanäle (z. B. telefonisch oder vor Ort), an die keine neuen Anforderungen in diesem Fachkonzept gestellt werden. Es besteht die Möglichkeit, entweder die Informationen vom Ausdruck (siehe unten) oder aus dem FdV (siehe unten) mündlich zu übermitteln. 

Angebote zur digitalen Terminvereinbarung bei Heilmittelpraxen können im Rahmen der Terminvereinbarung bereits die Einlösung der Verordnung bei der von Versicherten gewählten Heilmittelpraxis anbieten (siehe unten Einlöseweg 1a). Die gesamte Terminplanung, das Wartelistenmanagement und der Abschluss eines Behandlungsvertrags erfolgen somit außerhalb der Telematikinfrastruktur. 

Ausblick für Ausbaustufen der eVO: Es ist durch den Gesetzgeber zu prüfen, ob eine zentrale Terminvermittlung auf Basis der eVO analog zu den geplanten Regelungen im vertragsärztlichen Bereich auch im Heilmittelbereich eingerichtet werden soll. Da auch weiterhin die Terminfindung häufig telefonisch erfolgen wird, besteht ebenfalls der Wunsch, dass Heilmittelpraxen eine niedrigschwellige Einsichtsmöglichkeit in die eVO über einen telefonischen Kommunikationskanal erhalten (z. B. Übergabe eines Geheimnisses und einer KVNR). 

5.2.6 Einlöseberechtigte Institutionen

Die Einlösung von elektronischen Verordnungen ist nur bei Einrichtungen möglich, die über einen Anschluss an die Telematikinfrastruktur verfügen. Hierbei wird technisch nicht unterschieden, ob es sich um eine Privatpraxis oder eine Vertragspraxis handelt. Die Definition der Herausgabeprozesse für SM(C)-Bs und eHBAs für Heilmittelpraxen ohne Kassenzulassung sind nicht Bestandteil dieses Fachkonzeptes. Damit elektronische Verordnungen insbesondere für Privatversicherte auch bei rein privat tätigen Heilmittelpraxen eingelöst werden können, ist es ein wichtiger Schritt, die Herausgabeprozesse auch für diese Praxen zu definieren. Es wird sichergestellt, dass nur Verordnungen im Heilmittelbereich nach § 32 SGB V akzeptiert werden können, für den die Institution eine entsprechende Institutionskarte (SMC-B) besitzt. Die Steuerung erfolgt durch die Angabe des Heilmittelbereichs in der Verordnung durch die Verordnenden. Alle Institutionen können aber z. B. nach dem Stecken der eGK sehen, ob weitere Verordnungen aus anderen Heilmittelbereichen für diese Person ausgestellt wurden, um die versicherte Person darüber informieren zu können und Rückfragen bei der Arztpraxis zu verhindern. Hinweis: Welche Informationen aus der Verordnung angezeigt werden, ist unter Berücksichtigung von Datenschutzaspekten und der technischen Umsetzbarkeit im Rahmen der technischen Konzeption noch zu klären. 

Heilmittelerbringende, die als sogenannte freie Mitarbeitende tätig sind, können entweder eine eigene SMC-B (als Privatpraxis) erhalten, sobald hierfür die Herausgabeprozesse definiert wurden und dann mit den Versicherten privat abrechnen. Alternativ können sie als Mitarbeitende einer zugelassenen Praxis über deren SMC-B die Verordnung einsehen. Näheres regeln die Verträge nach § 125 Abs. 1 SGB V zwischen den Heilmittelverbänden und dem GKV-SV. Daraus ergeben sich notwendige Regelungen für die Herausgabeprozesse der SM(C)-B-Karten. 

Abbildung 5 Beispielhafte Darstellung der Anzeige von zwei Verordnungen aus unterschiedlichen Heilmittelbereichen.

Die im Folgenden genannten OIDs basieren auf der gemSpec_OID und den Festlegungen für Institutionen.

Tabelle 5 Einlöseberechtigte Institutionen

5.2.7 Fristen

Die zulässigen Fristen zum Beginn einer Behandlung nach dem Ausstellungsdatum werden (für Versicherte mit einem Kostenträger nach dem Sachleistungsprinzip) in den HL-Richtlinien definiert (Beginnfristen). Die Beginnfristen können je nach Heilmittelbereich bzw. Verordnendem oder auch einer Angabe auf der Verordnung (z. B. Entlassverordnung, dringender Behandlungsbedarf) variieren. Diese Fristen werden im FdV den Versicherten (mit einem Kostenträger nach dem Sachleistungsprinzip) und in der Heilmittelsoftware den Therapierenden als Information angezeigt (analog zur Einlösefrist zulasten der GKV für Arzneimittelrezepte). Versicherte werden im FdV auf die Beginnfrist hingewiesen. Auch Therapierende werden in der Heilmittelsoftware auf eine überschrittene Beginnfrist hingewiesen. 

Beginnfristen werden auf Basis eines Merkmals im Verordnungsdatensatzes berechnet: 

Tabelle 6 Übersicht über Beginnfristen je Kostenträger, Dringlichkeit und Heilmittelbereich

*Hinweistext für FdV: „Die angezeigte Beginnfrist wurde automatisch berechnet. Bitte prüfen Sie, ob es sich um eine folgende Verordnung im laufenden Verordnungsfall handelt. Ist eine zuvor ausgestellte Verordnung zur selben Diagnose und Diagnosegruppe noch nicht vollständig erbracht, kann die folgende Verordnung über die angezeigte Beginnfrist hinaus gültig bleiben. Der Beginn muss dann innerhalb von 28 Kalendertagen nach dem letzten Behandlungstermin der zuvor ausgestellten Verordnung erfolgen.“

Eine eindeutige Frist zur Einlösung einer Verordnung ist durch die Richtlinie nicht definiert. Es wird daher eine technische Löschfrist von 100 Tagen (analog zum Arzneimittelrezept und der Löschregel, die auf § 360 Abs. 11 SGB V basiert) vorgesehen.In diesem Zeitraum können Versicherte eine Verordnung an eine Heilmittelpraxis über einen der oben beschriebenen Einlösewege übergeben. Die Therapierenden können die Beginnfrist dann prüfen. 

Abbildung 6 Beispielhafte Berechnung der Fristen

Abbildung 7 Beispielhafte Darstellung einer Warnung im FdV bei Überschreiten der Beginnfrist

Hinweis zum Umgang mit der Löschfrist im Bereich der Ergotherapie: 

In der Ergotherapie kann es aufgrund der Regelungen für folgende Verordnungen und der Unterbrechungslogik nach § 16 Abs. 4 Heilmittel-Richtlinie und § 7 Abs. 3a Ergotherapievertrag dazu kommen, dass der Start der Behandlung auf Basis der folgenden Verordnung bis zu 602 Tage nach dem Ausstellungsdatum liegt. Um die automatische Löschung der Verordnung nach 100 Tagen in diesem Fall zu verhindern, muss der Versicherte die folgende Verordnung innerhalb der Löschfrist von 100 Tagen bei seiner Heilmittelpraxis einlösen. Nach der Einlösung wird die Verordnung erst nach Abschluss der Verordnung gelöscht. 

5.2.8 Sonderfall: Praxiswechsel während der Leistungserbringung

Es wird in zwei Szenarien unterschieden:

Im Falle eines Inhaberwechsels soll eine lückenlose Versorgung sichergestellt werden, ohne dass die Versicherten oder Verordnenden dadurch Aufwände haben. Der alte Inhaber kann die Verordnung teilweise abschließen und im Anschluss die Zugangsdaten zur Verordnung an den neuen Inhaber übergeben. Mit den Zugangsdaten kann der neue Inhaber die Verordnung sowie die bereits dokumentierten Leistungen einsehen und die Leistungsdokumentation fortsetzen. 

Gemäß den Rahmenverträgen muss es möglich sein, dass Versicherte während der Leistungserbringung die Heilmittelpraxis wechseln können (z. B. nach einem Umzug). Um hierbei die Abrechnung für den ersten Leistungserbringer sicherzustellen, kann der Praxiswechsel technisch nur von der Heilmittelpraxis initiiert werden. Versicherte müssen daher die Heilmittelpraxis auffordern, die Verordnung wieder zur Einlösung freizugeben. Die Heilmittelpraxis kann die Verordnung über die Heilmittelsoftware teilweise abschließen und dann zur Einlösung freigeben. Die Versicherten können dann die Verordnung über die oben beschriebenen Wege erneut einlösen. Die neu gewählte Heilmittelpraxis kann die bereits dokumentierten Leistungsdatensätze (sowohl die Anzahl als auch den Inhalt) einsehen, sodass die neue Praxis in die Lage versetzt wird, die Gesamtzahl der verordneten Behandlungseinheiten nicht zu überschreiten. Bei Überschreiten der verordneten Einheiten soll die Software die Nutzenden darauf hinweisen. Da die Behandlung bereits begonnen wurde, wird im FdV und der Heilmittelsoftware in einem solchen Fall keine Beginnfrist mehr angezeigt. Stattdessen wird ein Hinweis eingeblendet, dass die Regelungen zu den maximal zulässigen Unterbrechungen beachtet werden müssen (siehe § 16 HL-RL und Verträge nach § 125a SGB V mit dem GKV-SV). Aufgrund der Komplexität und Individualität dieser Fristen je nach Behandlungsfall erfolgt deren Prüfung jedoch nicht im Fachdienst. 

In einer weiteren Ausbaustufe kann geprüft werden, ob der Praxiswechsel auch durch den Versicherten über das FdV initiiert werden kann. 

Für die Abrechnung der erbrachten Behandlungseinheiten muss sichergestellt werden, dass jede Heilmittelpraxis eine abrechnungsbegründende Verordnung sowie eine Quittung erhält. Dies wird im Kapitel 5.4 Dokumentation der erbrachten Leistungen ausführlich beschrieben. 

5.2.9 Einsichtnahme der Verordnung durch Kostenträger (z. B. für Antrag auf langfristigen Heilmittelbedarf)

Disclaimer: gesetzliche Grundlage für Zugriff der Kostenträger auf die Verordnung ist Voraussetzung

Ggf. hält es die versicherte Person für sinnvoll, einen Antrag auf langfristige Genehmigung bzw. Langzeitverordnung (DGUV) beim Kostenträger zu stellen. Dieser Antrag kann vor oder nach der Einlösung auf verschiedenen Wegen beim Kostenträger eingereicht werden. Das Fachkonzept macht zu der Antragstellung keine Vorgaben. Da im Rahmen der Antragsprüfung der Kostenträger die Verordnung einsehen können muss, kann entweder:

• der Patientenausdruck (inkl. Zugangsdaten zur Verordnung) übergeben werden oder
• ein auf dem Patientenausdruck angegebenes Geheimnis (z. B. 6-stelliger Code) per Telefon mitgeteilt werden oder
• dem Kostenträger im FdV die Zugriffsinformationen auf die Verordnung übergeben werden,

sodass der Kostenträger (Sachleistungsprinzip) die Verordnung vom Fachdienst herunterladen und einsehen kann. Alle drei Optionen stellen die Einwilligung eines Versicherten dar, dass der Kostenträger auf eine Verordnung zugreifen darf. Das Ermöglichen eines Zugriffs auf die Verordnung in diesem Prozessschritt ändert den Status der Verordnung bzw. des Vorgangs nicht. Es wird durch den Fachdienst auch kein Ergebnis erfasst, sondern der Verwaltungsakt außerhalb der Telematikinfrastruktur abgeschlossen.

Neben der Antragsprüfung kann es bei gesetzlich Versicherten im Rahmen der Wahl der Kostenerstattung nach § 13 Abs. 2 SGB V oder im Beratungsfall notwendig sein, dem Kostenträger Zugriff auf eine Verordnung zu ermöglichen. 

Bei Kostenträgern nach Kostenerstattungsprinzip (z. B. Private Krankenversicherung) kann durch Versicherte eine Kostenzusage angefragt werden, um vor Erbringen der Leistung zu klären, ob die Kostenerstattung nach Einreichen der Belege erfolgen wird. Dazu wird die Möglichkeit geschaffen, die Verordnung als PDF/A-3 im FdV bereitzustellen, sodass eine Weiterleitung des Dokuments an Kostenträger im Kostenerstattungsprinzip über etablierte digitale Serviceangebote ermöglicht wird. Wurde die Verordnung bereits eingelöst, sollten die Stammdaten automatisch in das PDF/A-3-Dokument übernommen werden. Liegt noch keine Einlösung vor, kann die Verordnung auch ohne Angaben der Heilmittelpraxis als PDF/A-3 übermittelt werden.

Beigefügte Daten und Dokumente, die vom Verordnenden im Rahmen einer Verordnung bereitgestellt werden, dürfen in diesem Anwendungsfall vom Kostenträger nicht eingesehen werden. 

Demonstrator:

• Einsichtnahme der Verordnung durch Kostenträger: Antrag auf LHB 

5.2.10 Einlösen als Vertretender

Häufig übernehmen pflegende Angehörige oder gesetzliche Vertretende die Aufgaben der Versicherten, wenn diese nicht selbst dazu in der Lage sind. In dem Konzept wird die Rolle von Vertretenden vorgesehen, jedoch nicht definiert, wie das Vertretungsverhältnis eingerichtet werden kann. Dies wird in einer anwendungsübergreifenden Vertreterregelung für alle Anwendungen der Telematikinfrastruktur definiert. Sofern nicht anders ausgeführt, haben Vertretende die gleichen Rechte wie die Versicherten selbst.

5.2.11 User Stories

Als Versicherte bzw. Versicherter möchte ich ...

1. die Verordnung komfortabel und ohne Medienbruch bei der Heilmittelpraxis meiner Wahl einlösen können. Hierfür möchte ich die gleichen Einlösewege nutzen wie für andere Verordnungen, damit ich nichts Neues lernen muss.
2. bei der Suche nach einer passenden Heilmittelpraxis im FdV nur die Einrichtungen angezeigt bekommen, die für meine verordneten Leistungen qualifiziert und ggf. auch spezialisiert sind.
3. einzelne Verordnungen aus unterschiedlichen Heilmittelbereichen bei unterschiedlichen Heilmittelpraxen einlösen können.
4. im FdV nachvollziehen können, wenn eine Heilmittelpraxis meine Anfrage angenommen (oder abgelehnt) hat und in welchem Status sich die Verordnung danach befindet.
5. im FdV einstellen können, dass meine Stamm-Heilmittelpraxis immer automatisch Anfragen zu folgenden Verordnungen erhalten soll, sodass ich nicht jedes Mal aktiv werden muss.
6. von meinem FdV vor der Anfrage einer Heilmittelpraxis darauf hingewiesen werden, wenn ich eine Stamm-Heilmittelpraxis ausgewählt habe, sodass ich noch eine andere Heilmittelpraxis auswählen kann.
7. im FdV meine bevorzugten Heilmittelpraxen als Favorit markieren, damit ich diese bei der Einlösung einer neuen Verordnung schneller finde und nicht jedes Mal manuell suchen muss.
8. meinen Anspruch auf einen Ausdruck zur Verordnung in Anspruch nehmen können, insbesondere bei Erstverordnungen und wenn ich kein FdV nutze, damit ich bei der Suche nach einer Heilmittelpraxis lesen kann, was mir verordnet wurde. 
9. meinem Kostenträger die Verordnung vor und nach der Einlösung bereitstellen können, um bspw. einen Antrag auf langfristigen Heilmittelbedarf vollständig einreichen zu können.
10. meinem Kostenträger die Verordnung als Beleg einreichen können, um z. B. eine Kostenerstattung oder Vorabgenehmigung (PKV) zu beantragen.
11. meine Kontaktdaten für die Heilmittelpraxis hinterlegen können, wenn ich eine Heilmittelpraxis über mein FdV anfrage.
12. dass die Angaben im FdV leicht und verständlich sind (z. B. „Sie erhalten 6 Einheiten Ernährungstherapie à 60 Minuten wegen … Die Verordnung muss begonnen werden bis… “).
13. als gesetzlich versicherte Person nur Heilmittelpraxen angezeigt bekommen, die eine GKV-Zulassung haben.
14. als privat versicherte Person auch Heilmittelpraxen angezeigt bekommen, die einen TI-Anschluss, aber keine GKV-Zulassung haben. 
15. meine Behandlung jederzeit bei einer Heilmittelpraxis beenden und in einer anderen Heilmittelpraxis - ohne neue Verordnung - fortsetzen können. 
16. in meinem FdV weitere Heilmittelpraxen nacheinander anfragen können, wenn sich die ursprünglich angefragte Heilmittelpraxis nicht zurückmeldet. 

Als Heilmittelpraxis möchte ich ...

1. zur Einlösung alle verfügbaren Einlösewege unterstützen können, sodass ich keinen Versicherten abweisen muss (z. B. Scan des Patientenausdrucks, mobiler Abruf via PoPP und eGK, Empfang der Verordnung via FdV).
2. vor der Annahme einer Verordnung alle Informationen aus der Verordnung (z. B. Diagnosen oder Leistungen) einsehen können, um sie zu prüfen und die Zusage geben zu können, dass ich die notwendigen Kapazitäten habe, um die Leistung zu erbringen.
3. Verordnungen auch dann schon annehmen können, wenn der erste Behandlungstermin erst in mehreren Wochen möglich ist, damit die Verordnung zwischenzeitlich nicht in einer anderen Praxis eingelöst wird und ich die Termine umsonst freihalte. 
4. nach der Annahme einer Verordnung (auch während der Leistungserbringung) über meine Software an den Versicherten zurückgeben können, falls ich die Verordnung nicht annehmen möchte oder die Behandlung beenden möchte und die Leistungen zukünftig durch eine andere Heilmittelpraxis erbracht werden sollen. 
5. , dass meine Software die CAN der Versicherten dauerhaft speichert, sodass ich diese nicht jedes Mal eingeben muss, wenn eine Verordnung auf meinem mobilen Gerät eingelöst wird (soll auch geräteübergreifend funktionieren). 
6. einen Warnhinweis in meiner Heilmittelsoftware bei unvollständigen Verordnungen oder der Überschreitung der Beginnfrist zur Fehlerminimierung erhalten.
7. die Übernahme der Daten aus der Verordnung direkt in die Heilmittelsoftware, sodass ich keine manuellen Aufwände damit habe.
8. dass die Umstellung auf die elektronische Verordnung für mich und meine Praxiskolleginnen und -kollegen möglichst einfach und problemlos verläuft.
9. bei einem Inhaberwechsel die Verordnungen meines Vorgängers übernehmen können, ohne die Verordnenden involvieren zu müssen. 
10. auch bei temporären Ausfällen des Netzwerks oder der TI eine Möglichkeit haben ein papierbasiertes Ersatzverfahren entgegenzunehmen und nachträglich digital auf die Verordnung zugreifen zu können.
11. dass die Versicherten im FdV informiert werden, wenn ich die Verordnung angenommen habe.
12. nach dem Stecken der eGK (bzw. nach dem Erzeugen eines PoPP-Tokens) sehen können, wenn Verordnungen aus anderen Heilmittelbereichen vorliegen, um die Versicherten nicht in die Arztpraxis sondern zum richtigen Leistungserbringer weiterleiten zu können. 
13. als neuer Inhaber einer Heilmittelpraxis bei der Übernahme einer bestehenden Praxis die Zugriffsinformationen zu den Verordnungen, die ich übernehme, ohne manuellen Aufwand in mein neues System übertragen können, sodass ich die Leistungserbringung ohne Unterbrechung fortsetzen kann.

Als Sachbearbeitender bei einem Kostenträger möchte ich ...

1. einen vollelektronischen Verordnungs- & Einlöseprozess, sodass ich keine papiergebundenen Unterlagen mehr aufbewahren muss. 
2. (nach Einverständnis) auch vor oder nach der Einlösung bei einer Heilmittelpraxis einen unkomplizierten Zugriff auf die Verordnungsdaten erhalten, um den Antrag auf langfristigen Heilmittelbedarf oder Kostenerstattung prüfen zu können.
3. dass die Verordnung im Rahmen eines Antrags (z. B. auf langfristigen Heilmittelbedarf) vollautomatisiert überspielt wird (an/in die Systeme der KTR) und nicht einzeln, versichertenbezogen und manuell von den Mitarbeitenden der Krankenkassen abgerufen werden müssen. 

Als Ärztin bzw. Arzt möchte ich ...

1. wissen, ob die von mir ausgestellte Verordnung eingelöst wurde.

5.3 Verordnung ändern

Disclaimer: Die Beschreibung des Anwendungsfalls basiert auf den aktuell zulässigen Änderungsmöglichkeiten auf Basis der Heilmittel-Richtlinie und der Verträge nach § 125a SGB V. Sollte es hier zu Änderungen kommen, werden diese entsprechend entweder im Rahmen der technischen Konzeption oder einer Ausbaustufe der elektronischen Verordnung für Heilmittel berücksichtigt und eingearbeitet. 

5.3.1 Beschreibung

Im Rahmen der Verordnung von Heilmitteln kann es nach der Ausstellung einer Verordnung erforderlich werden, inhaltliche Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen. Der Korrekturprozess stellt sicher, dass alle beteiligten Akteure – insbesondere Verordnende, Therapierende und Kostenträger, aber auch Versicherte – stets Zugriff auf die aktuellste und gültige Version der Verordnung haben. Frühere Versionen werden ebenfalls gespeichert und können bei Bedarf in der jeweiligen Software der Akteure eingesehen werden. Zudem wird gewährleistet, dass die Historie der Änderungen transparent und nachvollziehbar bleibt und das Vorgehen strukturiert und einheitlich erfolgt. Als Referenz für die Berechnung der Fristen (z. B. Beginnfrist) wird das Ausstellungsdatum der initialen Verordnung verwendet. 

In der HeilM-Richtlinie werden die fachlichen Regeln zu den zulässigen Änderungsmöglichkeiten definiert bzw. je nach Heilmittelbereich in den Anlagen 3a und 3b zu den Verträgen nach § 125 SGB V. Zusammengefasst lassen sich für alle Verordnungen folgende prozessuale Möglichkeiten beschreiben. Die Heilmittelsoftware unterstützt Mitarbeitende der Heilmittelpraxis dabei, den richtigen Anwendungsfall zu wählen, sodass hierbei keine Fehler passieren können. 

1) Änderung durch Verordnende vor der Einlösung
Der Verordnende bemerkt nach der Signatur des Verordnungsdatensatzes, dass eine Angabe in der Verordnung geändert werden soll. Er erstellt eine neue Version der Verordnung. Dies ist so lange möglich, bis die Verordnung eingelöst worden ist. Danach muss zwingend eine Korrekturanforderung (s. u.) vorliegen, damit der Verordnende eine neue Version erstellen kann. Während der Korrektur durch Verordnende kann die Verordnung nicht eingelöst werden. Sollte die versicherte Person in diesem Zeitraum versuchen, die Verordnung einzulösen, so ist dies zwar nicht möglich, aber die Heilmittelpraxis sieht, dass sich eine Verordnung in Korrektur befindet. Alternativ zur Erstellung einer neuen Version kann der Verordnende die initiale Verordnung löschen, solange sie noch nicht eingelöst wurde und eine neue Verordnung speichern. Dies ist notwendig, wenn bestimmte Angaben auf einer Verordnung nicht im Nachhinein korrigiert werden dürfen. Details hierzu werden im Rahmen der technischen Konzeption ausgearbeitet. 

Beispiel: Ein Verordnender erkennt, dass versehentlich KG statt MT ausgewählt und verordnet wurde, und möchte dies nachträglich ändern.

2) Zustimmungspflichtige Änderung der Verordnung durch Verordnende nach der Einlösung (angefordert durch eine Heilmittelpraxis) - vor und während der Leistungserbringung
Die Heilmittelpraxis bemerkt nach der Einlösung oder während der Leistungserbringung einen Änderungsbedarf, der durch den Verordnenden unterzeichnet werden muss. Die Heilmittelpraxis stellt eine Korrekturanfrage bei der Arztpraxis, inklusive eines optionalen Vorschlags zum Verordnungsinhalt, klassifiziert (medizinisch oder formal) und begründet die Anfrage (es wird geprüft, ob standardisierte Korrekturgründe und Korrekturmöglichkeiten in der Anlage des HL-RL definiert werden können). Der Korrekturvorschlag kann so lange von der Heilmittelpraxis überschrieben oder gelöscht werden, bis der Verordnende auf die Anfrage geantwortet hat. Die Korrekturanfrage wird im PVS angezeigt und kann entweder abgelehnt oder durch die Erstellung einer neuen Version der Verordnung beantwortet werden. Die anfragende Heilmittelpraxis kann die neue Version der Verordnung dann sofort einsehen. Sollte die Anfrage abgelehnt werden, wird die Heilmittelpraxis ebenfalls informiert. Versicherte können den Prozess transparent sehen, aber nicht eingreifen.
Eine Änderung der Verordnung ist nach dem Abschluss der Verordnung nicht mehr möglich, da dann die Verordnung spätestens nach Ablauf einer Frist (100 Tage) automatisch gelöscht wird (oder manuell durch Versicherte).

Beispiel: Hausbesuch wird im Laufe der Behandlung nötig - der Hausbesuch muss nachträglich für die restlichen Behandlungseinheiten verordnet werden.

Demonstrator:

• Verordnung ändern: Korrekturanfrage durch Therapeuten an den Arzt 

3) Änderung durch den Therapierenden (mit Information an Arztpraxis) - VOR und WÄHREND der Leistungserbringung
Die Heilmittelpraxis bemerkt nach der Einlösung oder während der Leistungserbringung einen Änderungsbedarf, der ggf. mit dem Verordnenden besprochen, aber nicht durch den Verordnenden erneut unterzeichnet werden muss. Die Heilmittelpraxis erfasst die Änderung an der Verordnung in ihrer Heilmittelsoftware. Der Änderungsvermerk wird in der Fachanwendung eVO gespeichert und steht automatisch der Arztpraxis zur Einsicht zur Verfügung, sodass die Information für folgende Verordnungen und zur Nachvollziehbarkeit der erbrachten Leistungen genutzt werden kann. Die Information zur Änderung wird im Rahmen der Abrechnung ebenfalls an den Kostenträger übermittelt (Details zur Abrechnung werden nicht in diesem Fachkonzept, sondern in den Verträgen nach § 125 SGB V definiert). Sollte im Rahmen der Abrechnung eine Korrektur dieser Angaben notwendig sein, kann ein korrigierter Datensatz gespeichert und übermittelt werden. 
Hinweis: Dieser neue Kommunikationskanal, um die Arztpraxis zu informieren, ist optional. Andere, bereits bestehende Kommunikationskanäle für diesen Anwendungsfall werden nicht untersagt. Eine geeignete Automatisierung dieses Prozessschrittes durch die Heilmittelsoftware kann zu einer Entlastung in den Heilmittelpraxen führen. 

Beispiel: Bei einer Änderung von Gruppen- auf Einzeltherapie durch die Heilmittelpraxis erfolgt eine Information an die Arztpraxis.

Demonstrator:

• Verordnung ändern: Korrektur durch Therapeut und Information an den Arzt 

4) Änderung durch den Therapierenden (im Einvernehmen mit Verordnenden) - VOR und WÄHREND der Leistungserbringung
Die Form und der Kanal der Rücksprache zum Einvernehmen werden durch das Konzept nicht definiert. Es können Anwendungsfall 2 (wenn die Rücksprache in Form einer Signatur durch den Verordnenden bestätigt werden soll) bzw. Anwendungsfall 3 (wenn die Rücksprache außerhalb der TI erfolgt) dafür genutzt werden. 

5.3.2 Grundsätzliche Anforderungen, die an den Korrekturprozess gestellt werden

1. Klarheit zu (Un-)Gültigkeit der Verordnung bzw. Korrekturanfrage:
1. Eine neu signierte Version einer Verordnung ist immer die aktuell gültige Version.
2. Eine neu signierte Version macht vorhergehende Versionen einer Verordnung ungültig.
3. Die Versionen einer Verordnung müssen nachvollziehbar sein, d. h. sie sind immer dem ursprünglichen Vorgang zuzuordnen.
4. Die Korrekturanfrage wird automatisch beendet, sobald eine neue Version der Verordnung ausgestellt oder die Anfrage abgelehnt wurde. 
2. Eine schnelle und enge Zusammenarbeit der Akteure wird ermöglicht:
1. Es kann beliebig viele Versionen einer Verordnung geben, aber nur die neueste Version ist gültig. 
2. Es kann daher bei Bedarf mehr als eine Korrekturschleife durchlaufen werden. Die einzelnen Korrekturanfragen müssen immer auf der zuletzt gültigen bzw. aktuellen Version aufbauen.
3. Transparenz für alle Akteure, sobald diese erstmalig in den Vorgang involviert werden:
1. Alle Versionen einer Verordnung können von Heilmittelpraxis, Arztpraxis und Versicherten eingesehen werden (sobald sie Zugriff gemäß Prozessbild haben).
4. Inhaltliche Klarheit:
1. Änderungen von Stammdaten des Versicherten, des Verordnenden, der Arztpraxis oder des Kostenträgers sollen nicht im Rahmen einer Korrekturanfrage angefragt werden können. 
2. Korrekturanfragen beziehen sich daher beispielsweise auf verordnete Leistungen, ICD-10-Codes, Diagnosengruppen, Leitsymptotmatiken oder die Anforderung eines Therapieberichts. 
3. Eine Korrekturanfrage kann mehrere Korrekturbedarfe umfassen. 
5. Prozessuale Klarheit / Verantwortungsklarheit:
1. Der Empfänger einer Korrekturanfrage muss erkennen können, wer die Anfrage gestellt hat. 
2. Korrekturanfragen zur Verordnung dürfen von Heilmittelpraxen so lange erstellt werden, bis die Verordnung abgeschlossen wurde. Also auch während der Leistungserbringung. 
3. Technisch ist sichergestellt, dass die Korrektur bzw. die neue Version der Verordnung von einem (zahn-)ärztlichen eHBA signiert wird. 
6. Flexibilität für Leistungserbringer:
1. In Einzelfällen können neue Versionen einer Verordnung auch von anderen Verordnenden signiert werden als vom ursprünglich Verordnenden (zulässige Vertretungsregelungen werden in Anlage 2b des BMV-Ä geregelt).
2. Signieren neuer Versionen der Verordnung ist leistungserbringer- und institutionsabhängig, aber innerhalb der jeweiligen Organisation personenunabhängig (persönliche Vertretung). Einschränkung: Im Falle einer kollegialen Vertretung, d. h. eine versicherte Person wird zeitweise in einer anderen Arztpraxis betreut, ist es erforderlich, dass eine neue Verordnung statt einer neuen Version erstellt wird, da kein Zugriff auf die ursprüngliche Verordnung möglich ist. 
3. In jeder Version der Verordnung sind der Verantwortliche und der Signierende ersichtlich. 
7. Einheitliche Behandlung der Datensätze und Versionen eines Vorgangs am Fachdienst:
   
1. Eine signierte Verordnung kann inhaltlich nachträglich nicht mehr verändert werden. Daher werden neue signierte Versionen erstellt. 
2. Versionen werden nicht gelöscht, sondern liegen im Fachdienst, bis der gesamte Vorgang gelöscht wird.
3. Der Gesamtvorgang mit allen zugehörigen Versionen der Verordnungen und erstellten Korrekturanfragen hat einen Status.

5.3.3 User Stories

Als (Zahn-)Arzt bzw. Ärztin möchte ich ...

1. nach der Ausstellung einer Verordnung die Möglichkeit haben, Angaben selbst zu ändern, wenn dies nachträglich erforderlich ist, damit die Verordnung den medizinischen Anforderungen entspricht und korrekt ist.
2. Korrekturanfragen in meinem verordnenden System angezeigt bekommen, damit ich die notwendigen Änderungen vornehmen kann.
3. in einer Vergleichsansicht die ursprüngliche Verordnung und die vorgeschlagenen Änderungen gegenübergestellt sehen, damit ich den Änderungsbedarf schnell bewerten kann.
4. die Möglichkeit haben, eine Korrekturanfrage abzulehnen und eine Begründung dafür anzugeben, um die ursprüngliche Verordnung beizubehalten und Rückfragen zu vermeiden.
5. eine neue Version der Verordnung erstellen können, die entweder den Korrekturvorschlägen entspricht oder von diesen abweicht, um medizinische Entscheidungen flexibel treffen zu können.
6. dass die neue, korrigierte Verordnung bzw. die Ablehnung einer Anfrage automatisch an den Anfragenden übermittelt wird, damit ich hier keine manuellen Aufwände habe.
7. dass eine MFA in meiner Praxis die Änderungsanfragen ebenfalls einsehen und bearbeiten kann. 
8. immer über neu eingetroffene Anfragen in meinem verordnenden System informiert werden, damit ich zeitnah eine Rückmeldung geben kann. 
9. im Einzelfall auch korrigierte Verordnungen von Kollegen aus meiner Praxis mit der Institutionskarte signieren können, wenn diese die neue Verordnung nicht selbst unterschreiben können (z. B. Urlaub, Wochenende), damit die Versorgung sichergestellt ist. 
10. gelöschte bzw. zurückgezogene Korrekturanfragen nicht angezeigt bekommen, sodass ich mir damit keine Arbeit mache.
11. immer die originale und neueste Version des Verordnungsdatensatzes einsehen können.
12. dass bei Ablauf der Frist zum Behandlungsbeginn keine neue Verordnung ausgestellt und signiert werden muss, nur weil noch kein Termin in der Heilmittelpraxis vereinbart werden konnte.
13. eine vollständige Versionshistorie der Verordnung einsehen können, damit ich alle Änderungen und Korrekturen nachvollziehen kann.
14. mehrere inhaltliche Änderungsanfragen zu einer Verordnung gebündelt bearbeiten können, damit Mehrfacharbeit vermieden wird.
15. bei mehreren inhaltlichen Änderungsanfragen zu einer Verordnung einzelne Änderungsvorschläge teilweise übernehmen und andere ablehnen können.
16. erkennen können, ob Änderungsanfragen bereits in meiner Praxis von einer berechtigten Person bearbeitet werden, damit Doppelbearbeitungen innerhalb der Praxis vermieden werden.
17. Änderungsanfragen an berechtigte Personen in meiner Praxis weiterleiten können, damit die Bearbeitung effizient erfolgt.

Als Heilmittelerbringer bzw. Heilmittelerbringerin möchte ich ...

1. eine Korrekturanfrage an die Arztpraxis stellen können, wenn ich der Ansicht bin, dass die Verordnung aus medizinischen oder formalen Gründen korrigiert werden sollte, damit die Versorgung der Versicherten korrekt durchgeführt werden kann.
2. im Falle einer versendeten Korrekturanfrage den aktuellen Bearbeitungsstatus einsehen können (z. B. "Korrekturanfrage versendet", "geändert". "freigegeben", "abgelehnt").
   
3. in der Korrekturanfrage konkrete Vorschläge für Änderungen machen können, um den Verordnenden bei der Bearbeitung zu unterstützen.
4. in der Korrekturanfrage Begründungen für meine vorgeschlagenen Änderungen senden können, um Rückfragen zu vermeiden.
5. dass mein HMS die Anfrage automatisch an die richtige Arztpraxis sendet, damit ich keine manuellen Aufwände bei der Auswahl des Adressaten habe.
6. automatisch Zugriff auf die neueste Version der Verordnung erhalten, sobald eine neue Version signiert wurde, damit ich die Versorgung auf Basis der aktuellen Verordnung durchführen kann.
7. Korrekturanfragen zurückziehen oder aktualisieren können, wenn sich der Bedarf geändert hat.
8. immer die originale und neueste Version des Verordnungsdatensatzes einsehen können und Änderungen zwischen den Versionen leicht erkennen können. 
9. die Möglichkeit erhalten, kleinere Änderungen (z. B. Frequenz) digital zu erfassen, ohne dass die gesamte eVO neu ausgestellt werden muss.
10. dass jede telefonische oder elektronische Rücksprache in der eVO dokumentiert werden kann, um Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Als Versicherter bzw. Versicherte möchte ich ...

1. über Änderungen an meiner Verordnung informiert werden, damit ich den aktuellen Stand nachvollziehen kann.
2. den Grund für Änderungen nachvollziehen können.
3. nachvollziehen können, welche Version der Verordnung aktuell gültig ist, um sicherzustellen, dass meine Versorgung korrekt erfolgt.
4. die Möglichkeit haben, die Arztpraxis auf Anpassungsbedarf in der Verordnung hinzuweisen, solange diese noch nicht eingelöst worden ist, um sicherzustellen, dass die Verordnung meinen Bedürfnissen entspricht. 

5.4 Dokumentation der erbrachten Leistungen

5.4.1 Beschreibung

Zu jeder Behandlungseinheit innerhalb einer Verordnung wird die Leistung durch die Heilmittelpraxis dokumentiert. Dabei werden zwei Datensätze erstellt, die unterschiedliche Zwecke erfüllen. Diese werden im Folgenden beschrieben.

5.4.2 Dokumentation der erbrachten Leistungen zur Transparenz für Versicherte und Verordnende (Leistungsdatensatz)

Zur Dokumentation der erbrachten Leistungen muss je Behandlungseinheit ein Leistungsdatensatz mit den Angaben zur erbrachten Leistung zu einer Verordnung von der Heilmittelpraxis erfasst und gespeichert werden, bis die Verordnung als (teilweise) abgeschlossen bzw. abgebrochen markiert oder die Gültigkeit der Verordnung überschritten wurde. Dies gilt für Versicherte aller Kostenträger. Jeder Datensatz wird von der Praxis mit der SM(C)-B signiert und auf dem Fachdienst gespeichert. Eine Bestätigung durch den Versicherten ist nicht notwendig. Es können sowohl Leistungen, die von Versicherten mit einem Leistungsnachweis bestätigt werden, als auch Leistungen, die nicht von Versicherten bestätigt werden, erfasst werden (z. B. Anfertigen einer ergotherapeutischen Schiene). Die Heilmittelsoftware unterstützt bei der Befüllung des Datensatzes durch z. B. die Übertragung von Angaben aus dem Verordnungsdatensatz, der Behandlungsdokumentation und die automatische Befüllung von gleichbleibenden Stammdaten zur Einrichtung. Die Heilmittelsoftware soll sicherstellen, dass vertraglich geregelte Anforderungen an Qualifikationen von Heilmittelerbringenden bei der Leistungserbringung und der Dokumentation der erbrachten Leistung eingehalten werden. Der Leistungsdatensatz sollte in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Leistungserbringung, im besten Fall zeitgleich mit der Leistungsbestätigung durch den Versicherten, gespeichert werden.

Durch die Speicherung im Fachdienst stehen diese Informationen Versicherten selbst über das FdV und Verordnenden über das PVS zur Verfügung. Der Fachdienst übermittelt zur langfristigen Speicherung dieser Informationen den Datensatz in eine Therapieübersicht in der ePA (siehe hierzu auch 5.1.2 Übersicht über alle verordneten Leistungen in der ePA), sodass alle ePA-Berechtigten einen Überblick über die vergangene und aktuelle Therapie erhalten. 

Gemäß § 13a HL-RL können Verordnende bestimmte Entscheidungen, wie die Wahl des Heilmittels oder die Anzahl an Behandlungseinheiten an die Heilmittelerbringenden übertragen ("Blankoverordnung"). Die Entscheidung der Heilmittelerbringenden wird durch die Erfassung der Leistungsdatensätze dokumentiert.

Der Leistungsdatensatz wird durch die gematik definiert und umfasst beispielsweise folgende Inhalte (die Details werden in der technischen Spezifikation ausgearbeitet):

• Angaben zur Institution
• Angaben zur durchführenden Person (Kürzel / Name des Therapierenden sofern diese Information auf vertraglicher Grundlage erfasst werden muss) 
• Datum/Zeitpunkt der Leistungserbringung (kann ggf. vom Speicherdatum abweichen, sofern ein Ersatzverfahren und eine nachträgliche Bereitstellung der eVO erfolgen)
• Alle abgegebenen Heilmittel (hier sollen die gleichen Leistungen, wie in einer Verordnung erfasst werden können → Basis Stammdatei bzw. Informationsmodell)

5.4.3 Dokumentation der erbrachten Leistungen für die Abrechnung (Abrechnungsdatensatz)

Es ist vertraglich geregelt, dass jede erbrachte Leistung durch Heilmittelerbringende erfasst und durch die Versicherten bestätigt werden muss. Diesen "Leistungsnachweis" müssen Heilmittelerbringende für Versicherte mit einem Kostenträger nach dem Sachleistungsprinzip im Rahmen der Abrechnung an den Kostenträger übermitteln. Hierfür werden ein Datensatz ("Abrechnungsdatensatz") und die zulässigen Verfahren zur Bestätigung der Leistung durch den GKV-SV definiert. Das Fachkonzept macht keine weiteren Vorgaben zu diesem Anwendungsfall. Für Verordnungen zulasten von Kostenträgern im Kostenerstattungsprinzip wird dieser Datensatz nicht benötigt. 

5.4.4 User Stories

Als (Zahn-)Arzt bzw. Ärztin möchte ich ...

1. Transparenz über die Heilmittelbehandlung erhalten, sodass ich einen guten Überblick über die Therapie der Versicherten habe.
2. eine Übersicht zu erbrachten Leistungen, der von mir bzw. Verordnenden meiner Betriebsstätte ausgestellten Verordnungen erhalten können, um zum Beispiel mit dieser Information regional vereinbarte Ziele zur Wirtschaftlichkeit zu überprüfen. 

Als Therapeut bzw. Therapeutin möchte ich ...

1. dass meine Stammdaten automatisch in den Leistungsdatensatz übertragen werden, sodass ich keine manuellen Aufwände habe.
2. den Leistungsdatensatz digital mit der Institutionskarte signieren können.
3. in dem Leistungsdatensatz Angaben wie "Hausbesuch" erfassen können, damit der Verordnende darüber informiert ist.
4. die erfassten Leistungsdaten standardisiert für die Abrechnung weiterverwenden können, um den administrativen Aufwand zu reduzieren.

Als Versicherter bzw. Versicherte ...

1. die bereits erhaltenen Leistungen in meinem FdV einsehen können, sodass ich eine Übersicht habe, wann ich eine folgende Verordnung benötige. 
2. nachvollziehen können, welche Leistungen durch meine Heilmittelpraxis dokumentiert wurden.

5.5 Therapiebericht dem Verordnenden bereitstellen

5.5.1 Beschreibung

Sofern Verordnende für die Entscheidung über die Fortführung der Therapie einen schriftlichen Bericht über den Therapieverlauf nach Ende der Behandlungsserie für notwendig halten, kann dies durch eine entsprechende Angabe in der Verordnung bei der Heilmittelpraxis angefordert werden (siehe § 16 Abs. 7 HL-RL und § 15 Abs. 5. HL-RL-Zahnärzte). Sofern vertraglich unterschiedliche Arten von Therapieberichten vereinbart wurden, kann auch die Art im Rahmen der Verordnung definiert werden (wird im Informationsmodell entsprechend abgebildet). Die Inhalte des Therapieberichtes werden insbesondere durch die Richtlinien und die Verträge nach § 125 SGB V für die jeweiligen Heilmittelbereiche definiert und können als Freitext durch Heilmittelerbringende erfasst werden. Auch bei einer elektronischen Verordnung kann ein Therapiebericht angefordert werden. Dieser kann von Heilmittelerbringenden als PDF Verordnenden bereitgestellt werden, sobald die Verordnung abgeschlossen wurde. Das technische Konzept zur elektronischen Verordnung Heilmittel wird einen technischen Umsetzungsweg empfehlen, andere Übermittlungswege auch außerhalb der TI sind nicht ausgeschlossen. Im Kontext eines Therapieberichts kann der Therapierende eine Empfehlung zur Fortsetzung der Therapie strukturiert erfassen (z. B. als Metadatum am PDF), sodass diese Information Verordnenden direkt in der lokalen Akte oder einer Verordnungsübersicht als Hinweis angezeigt werden kann. Im PVS wird der bereitgestellte Therapiebericht automatisch in der lokalen Akte zur Verordnung abgelegt und kann dort eingesehen werden.

Hinweis: Die grundlegenden Regelungen, wie Daten/Dokumente zwischen Leistungserbringern begleitend zu einer Verordnung bzw. Überweisung übermittelt werden sollen, werden im Rahmen der eÜberweisung ausgearbeitet. Dort werden dann die Details zum Ablauf und der technischen Umsetzung Workflow-übergreifend definiert und für die eVO Heilmittel übernommen.

Ausblick: Für eine weitere Ausbaustufe der eVO wäre es denkbar, den Therapiebericht auch als strukturierten Datensatz zu übermitteln. Hierzu fehlt derzeit aber der gesetzliche Auftrag. 

Demonstrator:

• Therapiebericht erstellen und versenden 

5.5.2 User Stories

Als Arzt bzw. Ärztin möchte ich ...

1. ... den Therapiebericht digital und ohne Medienbruch in meinem PVS einsehen können.
2. ... schnell erfassen können, wenn Heilmittelerbringende die Fortsetzung der Behandlung empfehlen und eine folgende Verordnung auf Basis der vorherigen Verordnung erstellen können. 
3. ... dass der Therapiebericht automatisch in der (lokalen) Akte in meinem PVS gespeichert wird, sodass ich den Bericht nicht manuell einem Patienten oder einer Verordnung zuordnen muss. 

Als Therapeut bzw. Therapeutin möchte ich ...

1. ... im Rahmen der Übermittlung eines Therapieberichtes strukturierte Anfragen für folgende Verordnungen direkt an die Arztpraxis senden können, damit nahtlose Übergänge möglich sind und Behandlungslücken vermieden werden. 
2. ... den Therapiebericht aus meiner HMS heraus ohne Medienbruch der Arztpraxis bereitstellen können, sodass ich keine manuellen Aufwände habe.
3. .. mich darauf verlassen und nachvollziehen können, dass der Therapiebericht in der Arztpraxis ankommt, wenn ich ihn bereitgestellt habe.

Als Versicherter bzw. Versicherte möchte ich ...

1. ... den Therapiebericht in meiner elektronischen Patientenakte einsehen können, sofern ich eine habe. 

5.6 Verordnung abschließen

5.6.1 Beschreibung

Es kann verschiedene Auslöser für den Abschluss bzw. Abbruch einer Verordnung geben. Die Gründe und Bedingungen hierfür sind in den Verträgen mit dem GKV-SV nach § 125 Abs. 1 SGB V individuell für jeden Heilmittelbereich geregelt. Der Grund des Abschlusses wird beim Statuswechsel durch die Heilmittelpraxis bzw. beim automatisierten Statuswechsel durch den Fachdienst erfasst.  

Folgende Gründe können zum manuellen oder automatischen Abschluss der Verordnung führen:

Tabelle 7 Übersicht über Gründe für den Abschluss einer Verordnung

5.6.2 Manueller Abschluss der Verordnung

Damit eine Heilmittelpraxis eine Verordnung manuell abschließen kann, muss mindestens ein Leistungsdatensatz gespeichert worden sein. Sollte es sich nur um eine vorübergehende Unterbrechung der Behandlung handeln (z. B. urlaubsbedingt oder aufgrund einer Rücksprache mit der Arztpraxis über das weitere Vorgehen), ist die Verordnung nicht abzuschließen. Der Abschluss der Verordnung kann nicht rückgängig gemacht werden, sodass eine spätere Fortsetzung der Behandlung auf Basis dieser Verordnung nicht möglich ist. Der Status "Verordnung abgeschlossen" sowie der erfasste Grund für den Abschluss der Verordnung können von Versicherten im FdV und Verordnenden im PVS eingesehen werden und wird in die 5.1.2 Übersicht über alle verordneten Leistungen in der ePA übertragen. In diesem Status kann keine Korrektur der Verordnung mehr durch die Heilmittelpraxis angefragt werden. Der Therapiebericht kann in diesem Status noch übermittelt werden. Da sich die Verordnung im Status "In Behandlung" im Besitz der Heilmittelpraxis befindet, können Versicherte die Verordnung nicht selbstständig abschließen. Sollte der Versicherte die Behandlung nicht fortsetzen wollen oder einen Praxiswechsel durchführen, so muss dies in Absprache mit der Heilmittelpraxis erfolgen. In einer weiteren Ausbaustufe wird geprüft, wie der Abbruch/Abschluss der Verordnung auch durch Versicherte über das FdV initiiert werden kann.

Eine Besonderheit besteht bei dem Grund "Wechsel des Leistungserbringers". Hier kann die Heilmittelpraxis die Verordnung "teilweise abschließen", um die bereits erbrachten Leistungen abrechnen zu können. Anschließend kann der Versicherte die bestehende Verordnung bei einer anderen Praxis einlösen. Weitere Details dazu werden im Anwendungsfall Praxiswechsel zusammenfassend beschrieben. Auch für den Fall einer "Zwischenabrechnung" kann die Heilmittelpraxis die Verordnung "teilweise abschließen" und eine Quittung für die Abrechnung mit dem entsprechenden Grund erhalten. Anschließend kann die Verordnung direkt von der selben Heilmittelpraxis erneut eingelöst werden (analog Inhaberwechsel) und weitere Leistungen erfassen. 

Demonstrator:

• Verordnung abschließen (Beispiel: Praxiswechsel)

5.6.3 Automatischer Abschluss der Verordnung

Für Verordnungen von Versicherten mit dem Sachleistungsprinzip

Da bestimmte Korrekturen der Verordnung noch bis zur Abrechnung möglich sind, dürfen Verordnungen erst nach Ablauf der Frist zur Abrechnung automatisch in den "Status abgeschlossen" vom Fachdienst geändert werden. Alle Heilmittelverordnungen dürfen bis zu neun Monate nach Ende des Monats der letzten Behandlung abgerechnet werden (siehe Verträge nach § 125 Abs. 1 SGB V). Daraus ergibt sich vereinfacht, dass alle Verordnungen neun Monate (279 Tage + Puffer = aufgerundet 300 Tage) nach der letzten Leistungsdokumentation im Fachdienst automatisch abgeschlossen werden und die Quittung an die Heilmittelsoftware übertragen wird. 

Für Verordnungen von Versicherten mit dem Kostenerstattungsprinzip

Der Übergang erfolgt zehn Jahre nach dem Verordnungsdatum (entsprechend Kostenerstattungsprinzip in § 360 Abs. 12 SGB V).

5.6.4 Bestätigung des Abschlusses einer Verordnung (= Quittung)

Die Heilmittelpraxis, die eine Verordnung vom Fachdienst abgerufen hat, hat jederzeit die Möglichkeit, den Abschluss der Verordnung im Fachdienst zu dokumentieren und somit die Verordnung abzuschließen. Nach Abschluss der Verordnung erhält die Heilmittelpraxis eine Quittung vom Fachdienst, die zur Abrechnung genutzt werden kann (die abrechnungsbegründenden Unterlagen werden in den Verträgen nach § 125 Abs. 1 SGB V des GKV-SV mit den Heilmittelverbänden definiert). Die Quittung belegt, dass die Verordnung ordnungsgemäß in der TI verarbeitet wurde. In der Quittung ist ebenfalls erkennbar, in welcher Heilmittelpraxis die Verordnung eingelöst wurde und mit welchem Grund sie die Verordnung abgeschlossen hat. 

Sonderfall: Auch nach einem "teilweisen Abschließen" der Verordnung erhält die Heilmittelpraxis eine Quittung. Sofern die Verordnung danach erneut eingelöst wird (in derselben oder einer anderen Heilmittelpraxis), kann diese Praxis die Verordnung abschließen, um ebenfalls eine Quittung zu erhalten. 

5.6.5 User Stories

Als (Zahn-) Arzt bzw. Ärztin möchte ich ...

1. sehen können, dass eine Verordnung (teilweise) abgeschlossen wurde und welcher Grund für den Abschluss von der Heilmittelpraxis erfasst wurde, damit ich diese Informationen bei folgenden Verordnungen und im Patientengespräch berücksichtigen kann.
   

Als Versicherter bzw. Versicherte möchte ich ...

1. sehen können, dass eine Verordnung abgeschlossen wurde und welcher Grund für den Abschluss von der Heilmittelpraxis erfasst wurde, damit ich weiß dass die Behandlung beendet ist. 

Als Therapeut bzw. Therapeutin möchte ich ...

1. eine Verordnung abschließen können, um die Quittung zu erhalten und sie abrechnen zu können. 
2. beim Abschluss einer Verordnung aus standardisierten Gründen auswählen können, damit ich nicht bei jeder Verordnung manuellen einen Grund erfassen muss. 
3. die Flexibilität haben, auch individuelle Gründe zu erfassen, wenn keiner der Standardgründe für meinen Fall passt. 
4. dass meine Software für mich sicherstellt, dass die Quittung sicher gespeichert ist, damit ich diese abrechnungsbegründende Unterlage nicht verliere. 
5. im Fehlerfall die Quittung erneut abrufen können, damit ich die abrechnungsbegründende Unterlage in jedem Fall erhalte. 
6. dass meine Software mich erinnert, wenn ich eine Verordnung noch nicht abgeschlossen habe, obwohl die verordneten Behandlungseinheiten erbracht wurden oder der späteste Zeitpunkt für die Abrechnung bald erreicht wird.
7. dass meine Software Quittungen für mich speichert, auch wenn die Verordnung automatisch abgeschlossen wurde. 
8. dass meine Software erneut prüft, ob die Verordnung korrigiert werden sollte bevor die Verordnung abgeschlossen wurde, damit ich diese bei Bedarf noch vornehmen oder beim Verordnenden anfordern kann und keine fehlerhaften Verordnungen in die Abrechnung gebe. 

5.7 Verordnung abrechnen

5.7.1 Im Sachleistungsprinzip

Die Anforderungen an den Abrechnungsprozess für Kostenträger nach dem Sachleistungsprinzip werden durch die Kostenträger selbst in Verträgen definiert. Das vorliegende Fachkonzept macht hierzu keine Vorgaben.

5.7.2 Im Kostenerstattungsprinzip

Bei Versicherten mit einem Kostenträger nach dem Kostenerstattungsprinzip rechnen Heilmittelpraxen die erbrachten Leistungen direkt mit den Versicherten ab. Privatversicherte haben anschließend die Möglichkeit, die Rechnung zusammen mit der Verordnung bei ihrem Kostenträger zur Kostenerstattung einzureichen. Ein gesonderter Leistungsnachweis ist hierfür nicht erforderlich. Da Versicherte frei entscheiden können, ob und wann sie eine Rechnung zur Kostenerstattung einreichen, werden die Verordnungsdaten für maximal zehn Jahre im Fachdienst gespeichert. Von dort kann die Verordnung jederzeit (sowohl vor als auch nach der Einlösung bei einer Heilmittelpraxis) als exportierbares PDF/A-3 mit eingebetteten strukturierten Daten aus dem FdV bereitgestellt werden. Wird die Verordnung erst nach der Einlösung exportiert, werden zusätzlich die Angaben zur Heilmittelpraxis (Name und Adresse) aus dem Verzeichnisdienst im PDF/A-3 ergänzt.

Ausblick: Sobald über die Anwendung „Digitale Patientenrechnung“ auch verordnete Heilmittel abgerechnet werden können, ist die Bereitstellung der elektronischen Verordnung und der elektronischen Rechnung als Bestandteil dieser Anwendung zu betrachten. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Löschfristen der Anwendung „Digitale Patientenrechnung“. Eine zehnjährige Speicherung der Verordnungsdaten im E-Rezept-Fachdienst ist dann nicht mehr erforderlich. Da derzeit noch unklar ist, ab wann die Anwendung „Digitale Patientenrechnung“ im Heilmittelbereich zur Verfügung stehen wird, werden in Stufe 1 voraussichtlich weiterhin Papierrechnungen erstellt. Diese können anschließend in der Einreichungs-App der PKV gescannt oder fotografiert und dem PDF/A-3 der Verordnung zugeordnet werden.

Demonstratoren:

• Kostenerstattungsprinzip - Einreichung VOR Einlösung 
• Kostenerstattungsprinzip - Einreichung NACH Einlösung 

5.8 Manuelles Löschen von Datensätzen

5.8.1 Ärztliche Verordnung löschen

In folgenden Fällen ist das Löschen einer Verordnung vorgesehen:

• Verordnungen dürfen von der verordnenden Arztpraxis nur gelöscht werden, so lange Versicherte die Verordnung noch nicht eingelöst haben. Im Falle des Löschens durch die Arztpraxis sollte parallel gegebenenfalls eine Rücksprache mit Versicherten über die Gründe erfolgen. 
• Verordnungen dürfen von Versicherten solange gelöscht werden, bis sie in einer Heilmittelpraxis eingelöst wurden. 

Heilmittelerbringende und Kostenträger dürfen Verordnungen nicht löschen.

5.8.2 Leistungsdatensatz löschen

In folgenden Fällen ist das Löschen eines Datensatzes "Leistungsdatensatz" vorgesehen:

• Der Datensatz darf von Heilmittelerbringenden gelöscht werden.

Verordnende, Versicherte und Kostenträger dürfen den Leistungsdatensatz nicht löschen

5.8.3 Datensätze zur Korrekturanfrage löschen

Das Löschen von Korrekturanfragen wird in der Spezifikation ausgearbeitet und daher an dieser Stelle nicht weiter beschrieben.

5.8.4 User Stories

Als Versicherte bzw. Versicherter möchte ich ...

1. dass meine Arztpraxis die Verordnung nur löschen kann, solange ich sie noch nicht eingelöst habe.
2. in meiner App nachvollziehen können, wenn eine Arztpraxis eine Verordnung löscht.
3. eine Verordnung vollständig löschen können, wenn ich sie nicht in Anspruch nehmen möchte, sodass keine überflüssigen Daten gespeichert werden.

Als Ärztin bzw. Arzt möchte ich ...

1. dass das Löschen der Verordnung einfach und mit wenigen Klicks möglich ist.
2. erkennen können, wenn die Verordnung vor der Einlösung von Versicherten gelöscht wurde (ggf. im Zusammenhang mit der Dokumentation der Leistungen in der Übersicht in der ePA). 
3. im Fehlerfall erkennen können, warum das Löschen nicht funktioniert hat, um ggf. mit einer Heilmittelpraxis, Versicherten oder meinem IT-Dienstleister in Kontakt treten zu können.

6 Fachliches Statusmodell

Für die Abbildung der Anwendungsfälle wird das folgende fachliche Statusmodell verwendet. Die Bezeichnungen der Status finden sich auch in der Darstellung des SOLL-Prozesses im Kapitel [14.1 Fachlicher Soll-Prozess] wieder.

Abbildung 8 Fachliches Statusmodell

6.1 Erläuterungen zum Statusmodell

6.1.1 Status 'initialisiert'

Tabelle 8 : Erläuterungen zum fachlichen Statusmodell - Status 'initialisiert'

6.1.2 Status 'offen'

Tabelle 9 : Erläuterungen zum fachlichen Statusmodell - Status 'offen'

6.1.3 Status 'zugewiesen'

Tabelle 10 Erläuterungen zum fachlichen Statusmodell - Status 'zugewiesen'

6.1.4 Status 'in Behandlung'

Tabelle 11 Erläuterungen zum fachlichen Statusmodell - Status 'in Behandlung'

6.1.5 Status 'Korrektur'

Tabelle 12 Erläuterungen zum fachlichen Statusmodell - Status 'Korrektur'

6.1.6 Status 'teilweise abgeschlossen'

Tabelle 13 Erläuterungen zum fachlichen Statusmodell - Status 'teilweise abgeschlossen'

6.1.7 Status 'abgeschlossen/abgebrochen'

Tabelle 14 Erläuterungen zum fachlichen Statusmodell - Status 'abgeschlossen'

6.1.8 Status 'gelöscht'

Tabelle 15 Erläuterungen zum fachlichen Statusmodell - Status 'gelöscht'

7 Gültigkeiten und Löschregeln

Die Heilmittel-Richtlinie sowie die Verträge nach § 125 Abs. 1 SGB V enthalten Angaben zur Gültigkeit der Heilmittelverordnung, innerhalb derer Leistungen erbracht werden dürfen. Die Angaben unterscheiden sich je nach Heilmittelbereich und müssen von den Heilmittelerbringenden bei der Leistungserbringung und Leistungsdokumentation berücksichtigt werden. Weiterhin werden die grundsätzlichen Löschregeln einer Verordnung in § 360 Abs. 11 SGB V definiert. 

Die unten genannten Löschregeln beziehen sich auf alle Versionen einer Verordnung, die im Rahmen einer Korrektur erstellt wurden.  

Disclaimer: Die im Folgenden genannten Fristen für Verordnungen zulasten eines Kostenträgers mit dem Kostenerstattungsprinzip müssen erneut geprüft werden, sobald für die Abrechnung gegenüber dem Kostenträger die Anwendung "Digitale Patientenrechnung" die Verordnungsdaten längerfristig speichert (siehe hierzu auch Ausblick in Kapitel 5.7 Verordnung abrechnen ) 

Tabelle 16 Übersicht über Gültigkeiten und Löschregeln

8 Handlungsbedarf für den Gesetzgeber

Um das vorliegende Fachkonzept umzusetzen, müssen aus Sicht der gematik folgende Anpassungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen getroffen werden. Diese sind als Vorschläge für ein kommendes Gesetzgebungsverfahren anzusehen und richten sich an das Bundesministerium für Gesundheit.

Tabelle 17 Übersicht über die Anpassungsbedarfe der gesetzlichen Rahmenbedingungen

9 Anhang A – Verzeichnisse

9.1 Abkürzungen

9.2 Abbildungsverzeichnis

9.3 Tabellenverzeichnis

9.4 Referenzierte Dokumente

9.4.1 Dokumente der gematik

Die nachfolgende Tabelle enthält die Bezeichnung der in dem vorliegenden Dokument referenzierten Dokumente der gematik zur Telematikinfrastruktur.

9.4.2 Weitere Dokumente

10 Anhang

10.1 Fachlicher Soll-Prozess

Abbildung 9 Fachlicher Soll-Prozess der elektronischen Verordnung von Heilmitteln

10.2 Demonstratoren

Hier finden Sie die Links zu allen Demonstratoren, welche die unterschiedlichen Anwendungsfälle zeigen. 

Disclaimer: Die Demonstratoren verbildlichen einen Zwischenstand der Datensätze. Diese sind zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Fachkonzepts noch nicht final, weshalb es noch zu Änderungen kommen kann. Die Demonstratoren sollen die Prozessschritte aus Sicht der unterschiedlichen Akteure in fiktiven Primärsystemen und Apps darstellen. Der Fokus liegt daher mehr auf dem Prozess als auf den dargestellten Datensätzen. Die Demonstratoren dienen der Veranschaulichung und haben keinen normativen Charakter.

Tabelle 18 Übersicht über die im Dokument verlinkten Demonstratoren

10.3 MVP - Release 1.0

Zum GoLive der elektronischen Verordnung Heilmittel bzw. zum Start der Pilotierung werden nicht alle denkbaren beteiligten Akteure und nicht alle Anwendungsfälle und Funktionen realisiert sein. Daher wird in diesem Kapitel eine Unterscheidung bzw. ein Ausblick auf Ausbaustufen vorgenommen. Die Übersichten sind im Rahmen der technischen Konzeption und Spezifikation erneut zu prüfen bzw. zu bestätigen.

10.3.1 Beteiligte Akteure

Die nachfolgende Tabelle listet die potenziell beteiligten Akteure an der Umsetzung des vorliegenden Fachkonzeptes auf und ordnet sie einer Ausbaustufe zu:

Tabelle 19 Überblick über die beteiligten Akteure - im MVP und Ausbaustufen

10.3.2 Funktionen / Anwendungsfälle

Die nachfolgende Tabelle listet die im vorliegenden Fachkonzept beschriebenen Anwendungsfälle bzw. Funktionen auf und ordnet sie einer Ausbaustufe zu:

Tabelle 20 Überblick über die Anwendungsfälle - im MVP und Ausbaustufen

10.3.3 Verordnungsfähige Leistungen

Die nachfolgende Tabelle listet die im vorliegenden Fachkonzept beschriebenen verordnungsfähigen Leistungen auf und ordnet sie einer Ausbaustufe zu:

Tabelle 21 Überblick über die verordnungsfähigen Leistungen - im MVP und Ausbaustufen